Servis Emirleri

Ne işe yarar

Servis Emirleri sekmesi, sahada veya serviste yapılacak işi (arıza giderme, cihaz tamiri, periyodik bakım) planlayıp izlediğiniz yerdir. İş emrinde cihaz kabul bilgileri, teşhis, kullanılan parçalar ve işçilik tutulur. İş emri Tamamla & Faturala ile kapatıldığında parçalar stoktan düşer ve müşteriye tek bir servis faturası kesilir (cari ve muhasebe kaydıyla).

Kimler kullanır

Servis koordinatörü, teknisyen, servis muhasebecisi. Roller ekranında Servis & Bakım sayfası için Görüntüle, Ekle (yeni iş emri), Düzenle (kaydetme, durum değiştirme, parça, faturalama) ve Sil yetkileri ayrı ayrı gerekir.

Ön koşullar

• Firmada Varlık Bakım paketinin açık olması; aktif firma/şubenin seçili olması.
• Faturalama için iş emrinde müşteri (cari) olmalı. İş emri formunda ayrı bir müşteri alanı yoktur; müşteri, talepten İş emri oluştur ile açılan iş emrine talepten gelir. Yeni iş emri düğmesiyle elle açılan iş emrinde müşteri bağlanamaz: formdan talep ya da varlık seçmek müşteriyi iş emrine taşımaz, bu yüzden böyle bir iş emri faturalanamaz. Faturalanacak işi talepten İş emri oluştur ile açın.
• Stok takipli parça kullanılacaksa şubede en az bir depo ve depoda yeterli stok olmalı.
• Parametreler: Parça ve işçilik satırlarında KDV bandı seçilir; band oranları Ayarlar › Parametreler › KDV oranları’ndaki tarihli satırlardan, iş emrinin tamamlanma tarihine (boşsa şubenin bugününe) göre okunur. Bandın oranı o tarihte tanımlı değilse ekranda oran yerine “oran tanımsız” görünür ve faturalama durur. Ayrıntı: KDV oranları.

KKTC’de KDV bantları örnek olarak 0, 5, 10, 16 ve 20’dir (örnek; geçerli değer Ayarlar › Parametreler › KDV oranları’ndaki tarihli satırdır).

Adım adım

1. Servis & Bakım Yönetimi ekranında Servis Emirleri sekmesini açın; liste No, Talep, Varlık, Atanan, Plan ve Durum sütunlarını gösterir. Arama kutusu iş emri no, talep, varlık veya problem metninde arar.

   

2. Yeni iş emri’ni seçin (ya da talep sayfasından İş emri oluştur). Genel sekmesinde Plan tarihini, Talep, Varlık, Atanan, Proje, Problem ve (sonradan) Çözüm alanlarını doldurun, Kaydet’i seçin.

   

3. Cihaz / Tamir sekmesinde Cihaz Kabul bilgilerini (Cihaz Tipi, Teknisyen, Servis Tipi, IMEI / Seri, Plaka, Kilometre, Ekran Kilidi / Şifre, Aksesuarlar, Cihaz Durumu) girin. Arıza Kataloğu’ndan bir arıza seçerseniz Tespit Edilen Arıza alanı dolar. Akış Tarihleri & Teslim bölümünde Kabul Tarihi, Tahmini Teslim, Teslim Tarihi ve Teslim Alan tutulur.

   

4. Durumu ilerletmek için Durumu Değiştir listesinden yeni durumu seçip yanındaki düğmeyi kullanın (Planlandı, Atandı, Devam ediyor, Parça bekleniyor, Tamamlandı, İptal). İş emri ilk kez Atandı veya Devam ediyor olunca Kabul Tarihi otomatik yazılır. Cihazı müşteriye verdiğinizde Teslim Edildi İşaretle’yi seçin. Her geçiş Durum Geçmişi sekmesinde tarih, durum, not ve kullanıcıyla listelenir.

5. Parça & İşçilik sekmesinde (iş emri kaydedilmiş olmalı) Parça ekle satırında Parça / Ürün, Miktar, Birim Fiyat, KDV bandını seçin; garantili parça için Garanti kutusunu işaretleyin (stok düşer, müşteriye 0 faturalanır) ve Parça Ekle’yi seçin. Fiyat girmezseniz ürün kartındaki satış fiyatı kullanılır. Tabloda her parça için KDV Hariç, KDV %, KDV Tutarı ve KDV Dahil görünür.

   

6. İşçilik bölümünde İşçilik (saat), Saatlik Ücret, KDV bandı, Depo (boşsa şubenin varsayılan deposu) ve gerekirse İskonto (KDV hariç) girin. İskonto, garanti dışı parça ve işçiliğe orantılı dağıtılır.

7. Hazır olunca Tamamla & Faturala’yı seçin ve “İş emri tamamlanacak ve müşteriye servis faturası kesilecek. Parça stoktan düşer, cari ve muhasebe kaydı oluşur. Devam edilsin mi?” sorusunu onaylayın. “İş emri tamamlandı, servis faturası kesildi: {fatura no}” mesajı görünür, iş emri Faturalandı rozetini alır ve parça/işçilik satırları kilitlenir. Aynı iş emri ikinci kez faturalanmaz. Fatura SRV serisiyle TL olarak ve onaylı kesilir; ayrıntısı Satış faturaları ekranında görünür.

   

8. Silmek için iş emrini açıp Sil’i seçin; tamamlanmış iş emri silinemez.

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
No	İş emri numarası; sistem verir.	Otomatik
Plan / Tamamlanma	Planlanan ve tamamlanan tarih.	Plan evet
Durum	Planlandı, Atandı, Devam ediyor, Parça bekleniyor, Tamamlandı, İptal.	Evet
Talep, Varlık, Atanan, Proje	İş emrini bağlandığı kayıtlar; proje seçilecekse firmanızda bulunmalı.	Hayır
Problem / Çözüm	Sorun ve yapılan işlem metni.	Hayır
Cihaz Tipi, Teknisyen, Servis Tipi, IMEI / Seri, Plaka, Kilometre, Ekran Kilidi / Şifre, Aksesuarlar, Cihaz Durumu	Cihaz kabul bilgileri; faturalamayı etkilemez.	Hayır
Arıza Kataloğu / Tespit Edilen Arıza	Katalogdan seçim veya serbest metin.	Hayır
Parça / Ürün, Miktar, Birim Fiyat, KDV, Garanti	Parça satırı. Miktar sıfırdan büyük olmalı.	Evet (ürün, miktar, KDV)
İşçilik (saat), Saatlik Ücret, KDV	İşçilik satırı; saat × ücret ayrı fatura satırı olur.	Faturada parça yoksa evet
İskonto (KDV hariç)	Net iskonto; negatif olamaz, faturalanabilir toplamı aşamaz.	Hayır
Depo	Parça stok çıkışı yapılacak depo.	Stok takipli parça varsa (boşsa şube varsayılanı)

Faturalanan iş emrinin tutarları fatura döküm kaydından gelir; sonradan KDV oranı değişse iş emri yeniden hesaplanmaz.

Sık hatalar ve mesajları

Bazı iş kuralı mesajları ekranda İngilizce görünür.

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Yetkiniz yok.” / “Aktif firma/şube seçili değil.”	Yetki isteyin; üst çubuktan firma/şube seçin.
“Parça eklemek ve faturalamak için önce iş emrini kaydedin.”	Önce Kaydet.
“Parça ürünü seçilmeli.” / “Miktar pozitif olmalı.” / “Ürün bulunamadı (kapsam dışı/silinmiş).”	Parça satırını düzeltin.
“Seçilen KDV bandı bu firmanın/şubenin ülkesinde tanımlı değil. Ülkede tanımlı bir bant seçin.”	KDV listesinden geçerli bir bant seçin; liste boşsa KDV oranları parametresini kontrol edin.
“KDV dökümü hesaplanamıyor: …” / KDV % yerine ”— (oran tanımsız)”	İş emri tarihi için KDV oranı satırı yok; Ayarlar › Parametreler › KDV oranları’na tarihli satır ekletin.
“İş emri zaten faturalandı; değişiklik yapılamaz.”	Faturalanmış iş emrinde parça/işçilik değişmez.
“Parça miktarı en çok 3 ondalık hane olabilir.” / “Parça birim fiyatı en çok 2 ondalık hane olabilir.” / “İşçilik saati en çok 3 ondalık hane olabilir.” / “Saat ücreti en çok 2 ondalık hane olabilir.” / “İskonto en çok 2 ondalık hane olabilir.”	Değeri belirtilen ondalık hane sayısına yuvarlayıp girin.
“Seçilen proje bu firmada bulunamadı (kapsam dışı).”	Projeyi kaldırın veya firmanıza ait projeyi seçin.
“Service work order has no customer account; a service invoice cannot be generated …”	İş emrinde müşteri yok; faturalanamaz. Elle açılmış iş emrine müşteri sonradan eklenemez; işi talepten açılan yeni bir iş emriyle yürütün.
“Service work order has no parts or labor to invoice …”	En az bir parça veya işçilik tutarı girin.
“A warehouse is required to issue stock-tracked service parts …”	İş emrinde Depo seçin veya şubede depo tanımlayın.
“Insufficient stock for service part ’…’: on hand …, required …”	Depoda yeterli stok yok; stok girin. Servis parçası eksi stoğa düşemez.
“Service discount (…) cannot exceed the billable total (…) …”	İskontoyu faturalanabilir net toplamdan küçük girin.
“A cancelled service work order cannot be completed/invoiced.” / “A cancelled service work order status cannot be changed …”	İptal edilmiş iş emri değiştirilemez.
“Tamamlanmış iş emri silinemez (append-only iz korunur).”	Silinemez; kayıt iz olarak kalır.

İlgili sayfalar

• Destek Talepleri
• Fiziki Varlıklar
• Teknisyenler
• Cihaz Tipleri
• Arıza Tanımları
• Servis Ayarları
• Satış faturaları