Otel / PMS

Menüde: Otel & Konaklama › Otel / PMSPaket: Otel / PMS

Ne işe yarar

Otel — Ön Büro ekranı, Otel paketinin açılış sayfasıdır. Şubenin günlük durumunu tek bakışta gösterir: doluluk yüzdesi, bugün gelecek ve gidecek misafirler, şu an konaklayanlar. Gelen misafire buradan Check-in, ayrılan misafire Check-out yapılır. Check-out, misafir hesabını (folyo) satış faturasına çevirir.

Otel paketi şu ekranlardan oluşur: Rezervasyonlar, Takvim (Tape Chart), Odalar & Housekeeping, Oda Tipleri & Rate, Misafirler.

Kimler kullanır

Resepsiyon ve ön büro sorumlusu, otel müdürü. Roller ekranında Otel Yönetimi sayfasında Görme yetkisi ekranı açar; Düzenleme yetkisi Check-in ve Check-out düğmelerini gösterir. Düğmeler yetkisiz kullanıcıya görünmez.

Ön koşullar

Firmada Otel paketinin açık olması; üst çubukta firma seçili olması.
Şubede oda tipi, oda, misafir ve rezervasyon tanımlı olması (sırasıyla Oda Tipleri & Rate, Misafirler, Rezervasyonlar).
Parametreler: Ayarlar › Parametreler › KDV oranları içinde şubenin ülkesi için geçerli tarihli satır olmalı (KDV oranları). Konaklama bedeli oda tipinin KDV bandıyla faturalanır; bant o ülkede o gün tanımlı değilse işlem durur. Yabancı dövizli folyoda ayrıca fatura tarihi için resmî kur satırı gerekir (Döviz Kurları); yoksa check-out yapılamaz.
Faturanın yazılacağı cari: misafirin cari kartı, yoksa otel ayarındaki varsayılan cari, o da yoksa sistem “Otel Misafir (Walk-in)” carisini kendisi açar.

Adım adım

Soldaki menüden Otel — Ön Büro ekranını açın.
Üstteki dört kartı okuyun: Doluluk (konaklayan sayısının aktif odalara oranı), Bugün Varış, Bugün Ayrılış, In-House.
Bekleyen Varışlar (check-in) kartında bugün gelecek, onaylı rezervasyonlar listelenir. Misafir geldiğinde Check-in’e basın. “Check-in yapıldı.” mesajı çıkar; sistem oda tipine uygun boş bir odayı atar ve misafir hesabını (folyo) açar.
Ayrılışlar (check-out) kartında bugün çıkacak konaklayanlar listelenir. Check-out’a basıp onaylayın. “Check-out yapıldı, fatura kesildi.” mesajı çıkar. Folyo kapanır, satış faturası oluşur, oda Kirli olur ve odaya çıkış temizliği görevi açılır.
Konaklayanlar (in-house) kartında odada olan misafirler, oda numarası, giriş-çıkış tarihi ve rezervasyon toplamı görünür.
Üstteki düğmelerle Rezervasyonlar, Takvim (Tape Chart) ve Odalar & Housekeeping ekranlarına geçin; Yenile listeleri tazeler.

Folyoya ekstra harcama veya tahsilat eklemek için Rezervasyonlar ekranındaki Folyo bölümünü kullanın.

Alanlar

Bu ekranda girilen alan yoktur; yalnız kartlar ve düğmeler vardır.

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Doluluk	Konaklayan rezervasyon sayısı ÷ aktif oda sayısı (yüzde, yuvarlanmış).	Bilgi
Bugün Varış / Bugün Ayrılış	Şubenin yerel gününe göre bugün gelecek / çıkacak rezervasyonlar.	Bilgi
In-House	Check-in yapmış, henüz çıkmamış rezervasyonlar.	Bilgi

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Aktif firma bağlamı yok. Size tanımlı bir şube yoksa yöneticiniz Ayarlar > Yetki Grupları ekranından şube/depo kapsamı vermelidir; birden çok firmaya erişiminiz varsa üst bardan firma seçin.”	Üst çubuktan firma seçin veya yöneticinizden şube kapsamı isteyin.
“Bu işlem için yazma yetkiniz yok.”	Otel Yönetimi sayfasında Düzenleme yetkisi isteyin.
“Bugün varış yok.” / “Bugün ayrılış yok.” / “Konaklayan yok.”	Bilgi mesajı.
“No assignable room available for these dates.”	Check-in için bu oda tipinde atanabilir boş oda yok; oda durumlarını ve rezervasyon tarihlerini kontrol edin.
“Only a confirmed reservation can be checked in.”	Yalnız onaylı rezervasyona check-in yapılır.
“Only a checked-in reservation can be checked out.”	Check-in yapılmamış rezervasyona check-out yapılamaz.
“Folio is already invoiced (idempotent — no second invoice).”	Folyo zaten faturalanmış; ikinci fatura kesilmez.
“Folio has no billable lines.”	Folyoda faturalanacak satır yok.
“{0} için vergiyi doğuran olay tarihini ({1}) kapsayan resmî kur bulunamadı. Taslak kaydedildi; resmî kur içe aktarılmadan ya da yetkili kullanıcı gerekçeli elle kur girmeden onaylanamaz.”	Yabancı dövizli folyoda fatura tarihi için resmî kur yok; kuru Döviz Kurları ekranından girin.

Otel ekranları işlem hatalarını sistemin ürettiği metinle olduğu gibi gösterir; bu metinlerin çoğu İngilizcedir ve arayüz dili Türkçe olsa da çevrilmez. Yukarıdaki tabloda İngilizce yazılı mesajlar ekranda da aynen böyle görünür. Check-in anında folyoya yalnız ilk gecenin konaklama satırı yazılır. Sonraki geceleri folyoya işleyen bir düğme otel ekranlarında yoktur; fatura, check-out anında folyoda bulunan satırların toplamı olarak kesilir. Çok geceli konaklamada folyoda yalnız ilk gece görünüyorsa fatura da yalnız o geceyi ve eklediğiniz ekstra satırları kapsar; kalan geceleri Rezervasyonlar ekranındaki Ekstra Ekle ile açıklamalı satır olarak girmeniz gerekir. Check-out öncesi Bakiye (KDV dahil) tutarını rezervasyon toplamıyla karşılaştırın. Otel ekranlarında şube seçici yoktur; ekran, firmanın şubeleri arasından adı alfabetik olarak ilk olanı kullanır ve çalıştığınız şube adı sayfa üstündeki bantta yazılır. Birden çok şubeli otelde başka şubenin kayıtlarına bu ekranlardan geçilemez. Restoran adisyonunu misafir folyosuna aktaran (restorandan odaya yük) bir düğme bu sürümde ne otel ne restoran ekranlarında vardır; restoran harcamasını folyoya işlemek için Rezervasyonlar ekranında Ekstra Ekle ile satır girin.