Belge serileri ve numaralandırma

Menüde: Ayarlar › Süreç Yönetimi

Her satış ve alış belgesi bir seri ve bir sıra numarası taşır. Seri, belge türüne bağlıdır ve Süreç & Onay Merkezi’nde işlem tipinin Numara Serisi alanında tanımlanır. Sıra numarasını program kendisi verir. Numaranın hangi anda verileceğini ve belge tarihinin sıraya uyup uymayacağını ise ülkenin Belge numaralandırma kuralı satırı belirler. İlk faturayı kesmeden önce bu üç noktayı kontrol edin. Belgelerin birbirine nasıl dönüştüğünü ve numaralandırmanın tüm ayrıntısını Satış belge zinciri ve numaralandırma rehberinde bulursunuz.

Ön koşullar

Yönetici hesabı ve aktif firma/şube. Süreç Tasarımı sekmesi yalnız yöneticiler içindir.
Firmanın ülkesi tanımlı olmalıdır (Firma ve şube). Numaralandırma kuralı firmaya değil, şubenin (yoksa firmanın) ülkesine bağlıdır.
Parametreler: Ayarlar › Parametreler › Belge numaralandırma kuralı sekmesinde ülkeniz için belge gününü kapsayan, teyitli satır olmalıdır. Satır yoksa ya da teyitsizse belge numaralanamaz ve işlem durur; program kendiliğinden bir değer uydurmaz. Bu kural tarihli satırdır: değişiklik yerinde düzenleme değil, yeni dönem satırı eklemektir ve eski belgeler yeniden numaralanmaz.
Parametreler (ileri tarih): İleri tarihli fatura veya irsaliye keseceksiniz Ayarlar › Parametreler › Belge tarih kuralı (gün) sekmesinde teyitli satır da gerekir; satır yoksa ya da teyitsizse ileri tarihli belge kesilemez.

1. Numaranın yapısını tanıyın

Belge numarası seri, tire ve beş haneli sıra numarasından oluşur; örneğin A-00125. Numarasız taslakta sıra yerine noktalar görünür (A-·····). Sayaç firma, şube, belge türü ve seri bazında ayrı tutulur: aynı seriyi iki şubede kullanırsanız her şubenin sayacı kendi içinde 1’den başlar. Numara atomik verilir; iki kullanıcı aynı anda belge onaylasa bile aynı numarayı alamaz ve reddedilen bir kayıt numara tüketmez. Verilmiş en büyük numaranın (silinmiş taslaklar dahil) altına inilmez.

2. Numara serisini işlem tipinde tanımlayın

Soldaki menüden Süreç & Onay Merkezi ekranını, orada Süreç Tasarımı sekmesini açın.
Kategori ve İşlem Tipi listelerinden belge türünü (örneğin satış faturası) seçin. Yeni bir tip için ＋ Yeni İşlem Tipi’ni kullanın.
Numara Serisi alanına seriyi yazın (1 ile 10 karakter) ve kaydedin. “Kaydedildi.” mesajını görürsünüz.
Her belge türü ve yönü kendi serisini taşır. Aynı seriyi satış faturasında ve satış siparişinde kullanamazsınız; satış ve alış yönü de aynı seriyi paylaşamaz.

Hazır gelen işlem tiplerinde seri boş bırakılmaz: boş seri, belge türüne göre varsayılan bir önekle doldurulur (satışta teklif, sipariş, irsaliye ve fatura için ayrı ayrı; alışta onlardan ayrı önekler). Kendi öneklerinizi isterseniz yukarıdaki alandan değiştirirsiniz. Seriyi değiştirmek eski belgelerin numarasını değiştirmez; yalnız yeni belgeler yeni seriyi kullanır ve yeni seri kendi sayacıyla 1’den başlar. Fatura serisini yıl ortasında değiştirmeden önce mali müşavirinizle konuşun.

Bir belge, işlem tipi seçilerek kesildiğinde belgenin türü, yönü ve serisi işlem tipinden gelir; teklif siparişe dönüşürken sipariş, hedef işlem tipinin serisiyle numaralanır. Ayrıntı: Süreç Tasarımı.

Hızlı satış (market kasası) belgeleri için ayrılmış iki seri vardır; bunları normal belge ekranlarında kullanamazsınız.

3. Numaralandırma kuralı satırını kontrol edin

Ayarlar altında Parametre Merkezi’ni açın, İşletme eşikleri grubunda Belge numaralandırma kuralı sekmesini seçin.
Her satır bir “belge türü.yön” çiftidir (örneğin fatura, satış yönü) ve iki değer taşır:
- Müteselsil tarih: Evet ise belge tarihi, aynı serideki son onaylı belgenin tarihinden önce olamaz.
- Numara onayda: Evet ise taslak belge numarasızdır, numara onay anında verilir; böylece silinen taslak sıra boşluğu bırakmaz.
Platformla birlikte her ülke için satış faturası ve satış irsaliyesi satırları gelir ve teyitlidir. Satırı olmayan tür ve yönler (teklif, sipariş, alış belgeleri gibi) kayıt anında kendi iç serisinden numaralanır ve müteselsil tarih ya da ileri tarih denetimine girmez.
Satırı değiştirmek gerekirse Yeni dönem ile yeni satır eklenir ve başka bir yetkili Teyit et düğmesiyle onaylar. Bu satır ürünle birlikte gelir ve KıbrısERP tarafından güncellenir; değişiklik gerekiyorsa bizimle iletişime geçin. Ayrıntı: Belge numaralandırma kuralı.

Ayarlar › Parametreler › Belge serileri sekmesi yalnız bilgi verir: numaralandırma serisi taşıyan işlem tipi sayısını ve e-Fatura seri rezervasyonlarının sayısını gösterir, Aç düğmeleri sizi yönetildikleri ekranlara götürür (Belge serileri).

4. Müteselsil tarih sırasını anlayın

Müteselsil tarih kuralına tabi belgede (satış faturası, satış irsaliyesi) belge tarihi, aynı firma, şube, belge türü ve serideki son onaylı, silinmemiş belgenin tarihinden önce olamaz. Taslak, silinmiş taslak ve iptal edilmiş belge bu kilidi oluşturmaz. Pratikte: 20’sinde bir fatura onayladıysanız, aynı seride 18 tarihli yeni bir fatura onaylayamazsınız. Geriye dönük belge kesmeniz gerekiyorsa tarihi serinin son onaylı belgesinin tarihinden önceye çekemezsiniz. İleri tarihli belge için sınır ve yetki kuralları Satış belge zinciri rehberinde anlatılır.

5. Gider makbuzu serisi

Gider makbuzu, numarasını belge serilerinden farklı olarak işlem tipinden değil Gider Makbuzları ekranındaki Makbuz serisi alanından alır.

Gider Makbuzları ekranında Yeni makbuz sekmesini açın.
Makbuz serisi alanına seriyi yazın (en çok 16 karakter). Numara bu seri içinde müteselsil verilir ve yalnız onayda oluşur (seriye GM yazarsanız ilk makbuz GM-00001 olur); taslak numarasızdır.
Taslağı kaydedin, başka bir kullanıcı onaylar: Yeni makbuz, Makbuzlar.

Makbuz için de ülkenin numaralandırma kuralında “gider makbuzu” satırı bulunmalıdır; yoksa makbuz onaylanmaz. Satır Müteselsil tarih diyorsa makbuz tarihi, aynı serideki son onaylı makbuzun tarihinden önce olamaz.

Gider makbuzu yalnız KKTC şubelerinde kullanılır ve ürünle gelen KKTC satırı resmî teyit beklediği için teyitsiz gelir; teyitsiz olsa da kural yine kısıtlar, yani makbuz numaralanır ve müteselsil tarih sırası uygulanır. Satırın kaynağını ve teyit durumunu Parametre Merkezi’nde görürsünüz.

Kâğıt (matbu) fatura kullanıyorsanız basılan faturanın altında seri ve müteselsil sıra numarası ile “Maliye mühürlü koçan ile eşleşir.” notu yer alır; koçan eşleştirmesi bu seri ve sıra numarası üzerinden elle yapılır. Koçan numarasını ayrıca kaydeden bir alan yoktur.

e-Fatura numarası belge numarasından ayrıdır: e-Fatura gönderilirken Vergi Dairesi’nden satın alınan seri/sıra aralığından 31 haneli bir numara üretilir, bu numara faturanın e-Fatura ETTN alanına yazılır. Aralık tanımlı değilse gönderim durur. Ayrıntı: Giden Faturalar.

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Belge serisi boş: işlem tipine numara serisi tanımlayın (Süreç Merkezi › İşlem tipi).”	İşlem tipinin Numara Serisi alanı boş. 2. bölümdeki gibi seri girin. Gider makbuzunda Makbuz serisi boşsa da aynı mesaj çıkar.
“Numara serisi zorunludur (1–{0} karakter).”	Seri en az 1, en çok 10 karakter olmalıdır.
”‘{0}’ serisi başka bir belge türünde kullanılıyor; her belge türü kendi serisini taşır.”	Başka bir önek seçin.
“{0} için {1} tarihinde geçerli, teyitli belge numaralandırma kuralı yok; belge numaralanamaz (Ayarlar › Parametreler › Belge numaralandırma kuralı).”	Ülkenizin numaralandırma satırı yok ya da teyitsiz. 3. bölüme bakın; yeni dönem satırı için bizimle iletişime geçin.
“Müteselsil tarih kuralı: belge tarihi ({0}) son belgenin tarihinden ({1}) önce olamaz.”	Aynı serideki son onaylı belgeden eski tarihle onaylamaya çalıştınız. Tarihi düzeltin.
“Belge tarihi ({0}) bugünden {1} gün ileride; en çok {2} gün ileri tarihli belge kesilebilir.”	İleri tarih sınırı aşıldı; tarihi yaklaştırın.
“İleri tarihli belge ({0}) için ‘İleri Tarihli Belge’ yetkisi gerekir (en çok {1} gün ileri).”	Yetki Grupları ekranında bu yetkiyi isteyin.
“İleri tarih sınırı ({0}) {1} için tanımlı değil; ileri tarihli fatura/irsaliye kesilemez (Ayarlar › Parametreler › Belge tarih kuralı).”	Belge tarih kuralı satırı yok ya da teyitsiz; satırı ekletin ve teyit ettirin.
“Çakışma: önceki dönem kapalı; yeni dönem {0} tarihinde başlamalı.”	Parametre satırı eklerken tarih aralıkları çakışmasın; başlangıcı uyarıdaki tarihe getirin.
“Document series ‘MKT’ is reserved for quick sale (market POS) documents; choose another series.”	Bu mesaj ekranda İngilizce çıkar: seri hızlı satış (market kasası) belgelerine ayrılmıştır; başka bir seri seçin.