Satınalma Yönetimi

Ne işe yarar

Satınalma Yönetimi ekranı, bir ihtiyacın talep olarak doğmasından tedarikçiye ödeme yapılmasına kadar olan zinciri yönetir: iç talep, satın alma talebi, teklif isteme (RFQ) ve teklif karşılaştırma, satın alma siparişi, mal kabul (alış irsaliyesi), alış faturası, ödeme ve tedarikçiye iade. Aynı ekranda tedarikçi karnesi, çerçeve sipariş, sözleşme, giriş kalite kontrolü ve satın alma bütçesi de bulunur.

Her belge önce Taslak olarak açılır; onay ve muhasebe/stok etkisi belgenin Onay Süreci sekmesinden yürür. Siparişe bağlı bir alış faturası onaylanırken sipariş, mal kabul ve fatura 3-yönlü eşleştirmeden geçirilir.

Kimler kullanır

Satın alma uzmanı, depo (mal kabul), muhasebe (fatura ve ödeme) ve satın alma yöneticisi. Roller ekranında Satın Alma sayfası için Görme yetkisi ekranı açar; yeni belge, teklif, mal kabul, ödeme gibi işlemler için Ekle, taslak silmek için Silme yetkisi gerekir. Taslak belgeyi yerinde düzenlemek için Belgeler sayfasında Düzenleme yetkisi aranır.

Ön koşullar

• “Satın Alma” paketinin firmada açık olması ve üst çubukta aktif firma/şube seçili olması.
• Tedarikçi olarak kullanılacak cari kartı (Cari kartı); stok takipli kalemler için ürün kartı ve depo.
• Parametreler: Ayarlar › Parametreler › Satın Alma altında geçerli, teyitli satırlar gerekir; satır yoksa ilgili işlem durur.
  • Satın alma toleransları: 3-yönlü eşleştirme tutar toleransı ve mal kabul fazla teslim yüzdesi. Satır yoksa siparişe bağlı alış faturası onaylanamaz ve sipariş miktarının üstünde mal kabul yapılamaz.
  • Tedarikçi karnesi ağırlıkları: teslim, kalite ve fiyat ağırlıkları. Satır yoksa karne hesaplanamaz.
  • KDV oranları: belge satırlarındaki KDV bandının oranı.
• Teklif istenecek ve sipariş verilecek tedarikçinin durumu Onaylı veya Tercih Edilen olmalıdır (Tedarikçiler).

Adım adım

Ekranın üstünde iş yükünü gösteren sayaçlar bulunur: Açık iç talep, Onay bekleyen talep, Açık RFQ, Yanıt bekleyen, Alınan teklif, Award bekleyen, Açık sipariş, Mal kabul bekleyen ve Eşleştirme istisnası. Sekmeler dört grupta toplanır: Talep & RFQ, Sipariş & Fatura, Tedarikçi & Sözleşme, Kalite & Bütçe.

Tipik uçtan uca akış:

1. Yeni Satın Alma Belgesi ile iç talep, satın alma talebi, RFQ, sipariş veya fatura taslağı açın. Talebi onaylatın ve İç Talepler sekmesinden → Talebe Dönüştür ile talep havuzuna alın.

   

2. Talep Havuzu sekmesinde onaylı talebi → RFQ’ya Dönüştür ile teklif isteğine çevirin.

   

3. RFQ / Teklifler sekmesinde RFQ’yu tedarikçilere Dağıtın, gelen teklifleri girin, Karşılaştırın ve kazanan teklife Award verin; taslak satın alma siparişi oluşur.

   

4. Siparişler sekmesinde siparişi Onay Süreci’nden onaylatın, tedarikçiye gönderin ve mal geldikçe Mal Kabul Oluştur ile kısmi veya tam mal kabul yapın.

   

5. Alış İrsaliyeleri sekmesinden mal kabulden Fatura Oluşturun. Faturayı onaylarken sipariş bağlıysa 3-yönlü eşleştirme çalışır.

   

6. Tedarikçi Faturaları / Ödeme sekmesinde açık bakiyeyi tek tek veya toplu ödeyin.

   

7. Hatalı veya kalitesiz mal için İadeler ve Giriş Kalite (IQC) sekmelerini, dönem sonunda Tedarikçiler sekmesindeki karneyi kullanın.

Sekmeler

Sekme	Ne yapılır
İç Talepler	Birimlerin iç taleplerini izleme ve talebe dönüştürme
Talep Havuzu	Onaylı satın alma taleplerini RFQ’ya dönüştürme
RFQ / Teklifler	RFQ dağıtımı, teklif girişi, karşılaştırma, award
Siparişler	Sipariş izleme, gönderme, mal kabul planlayıcısı, 3-yönlü eşleştirme
Alış İrsaliyeleri	Mal kabul belgeleri ve faturaya dönüştürme
Alış Faturaları	Alış faturası listesi ve filtreler
Tedarikçi Faturaları / Ödeme	Açık bakiye, kısmi ve toplu ödeme
Tedarikçiler	Tedarikçi rolü, durum ve karne
Çerçeve Sipariş	Dönem taahhüdü ve serbest bırakma
Sözleşmeler	Anlaşmalı fiyat ve ödeme koşulu
İadeler	Tedarikçiye iade
Giriş Kalite (IQC)	Karantina ve kabul/red kararı
Bütçe	Dönem ve kategori bazlı satın alma bütçesi

Alanlar

Ekranın ortak öğeleri:

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Yeni Satın Alma Belgesi	Taslak belge oluşturma panelini açar (yalnız yazma yetkisi olanlara görünür).	Hayır
Yenile	Listeleri ve sayaçları yeniden okur.	Hayır
Detay	Belgeyi sağdaki detay panelinde açar: Satırlar, siparişte 3-Yönlü Eşleştirme, Onay Süreci, Çıktı / Ekler.	Hayır
ACİL rozeti	Acil işaretli belgeyi öne alır; onay adımını atlamaz.	Hayır

Belge oluşturma panelinin alanları için Siparişler sayfasındaki Alanlar bölümüne bakın.

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Üçlü eşleştirme toleransı … tarihi için tanımlı değil — Ayarlar › Parametreler › Satın Alma › Toleranslar’dan tarihli satır girip teyit ettirin. Tanımlanana kadar eşleştirme ve sipariş bağlı alış faturası onayı yapılamaz.”	İlgili tarih için teyitli tolerans satırı yok. Satın alma toleransları ekranından yeni dönem satırı girin ve başka bir kullanıcıya teyit ettirin.
“Tedarikçi karnesi ağırlıkları … tarihi için tanımlı değil — Ayarlar › Parametreler › Satın Alma › Tedarikçi karnesi ağırlıkları’ndan tarihli satır girip teyit ettirin (toplam 1,00).”	Tedarikçi karnesi ağırlıkları ekranından tarihli satır girin ve teyit ettirin.
“Yetkiniz yok.” / “Bu işlem için yazma yetkiniz yok.”	Roller ekranında Satın Alma sayfası için gerekli yetkiyi isteyin.

İlgili sayfalar

• Cari kartı
• Satın alma toleransları
• Tedarikçi karnesi ağırlıkları
• KDV oranları
• Süreç Merkezi
• Dış Ticaret