Alış Faturaları

Menüde: Alış › Satınalma Yönetimi › Alış FaturalarıPaket: Satın Alma

Ne işe yarar

Alış Faturaları sekmesi tedarikçilerden gelen faturaların listesidir: sipariş veya irsaliyeden üretilenler ile doğrudan girilenler. Liste belge numarası/tedarikçi adı, tarih ve duruma göre süzülür; her satırda KDV Hariç, KDV %, KDV Tutarı ve KDV Dahil değerleri görünür. Fatura bir siparişe bağlıysa onay anında sipariş–mal kabul–fatura 3-yönlü eşleştirmeden geçer.

Kimler kullanır

Muhasebe ve satın alma personeli. Satın Alma sayfasında Görme listeyi açar; fatura girmek için Ekle, taslak silmek için Silme yetkisi gerekir.

Ön koşullar

“Satın Alma” paketinin açık olması, aktif firma/şube seçili olması.
Tedarikçi cari kartı; stok takipli kalemler için ürün kartı ve Depo.
Parametreler: Siparişe bağlı faturanın onayı için Satın alma toleransları ekranında o fatura tarihinde geçerli, teyitli bir 3-yönlü eşleştirme tutar toleransı satırı olmalıdır; yoksa onay durur. Onayda kullanılan tolerans satırı faturanın kaydına saklanır, sonraki parametre değişiklikleri eski faturayı yeniden değerlendirmez. KDV oranları KDV oranları ekranından gelir.
Siparişi olmayan (doğrudan) faturada eşleştirme kapısı uygulanmaz.

Adım adım

Satınalma Yönetimi ekranında Alış Faturaları sekmesini seçin.
Listeyi süzmek için Belge no / cari ara kutusuna yazın; Başlangıç Tarihi, Bitiş Tarihi ve Durum (Tüm durumlar) alanlarını kullanın. Temizlemek için Filtreyi Temizle’ye basın. Acil faturalar listenin başında görünür.
Fatura çoğunlukla bir siparişten ya da mal kabulden Fatura Oluştur ile açılır (Siparişler, Alış İrsaliyeleri). Tedarikçiden gelen faturayı doğrudan girmek için Yeni Satın Alma Belgesi düğmesiyle Tip olarak Fatura’yı seçin; tedarikçinin kendi numarasını Tedarikçi Belge No alanına yazın. Zincirinde irsaliye yoksa onaylı fatura stok girişini kendisi üretir.
Detay’a basın; sağ panelde Satırlar, Onay Süreci ve Çıktı / Ekler sekmeleri açılır. Onay Süreci sekmesinden faturayı onaya gönderin.
Fatura bir siparişe bağlıysa onayda eşleştirme çalışır. Fatura, teslim alınan miktarı/tutarı veya fiyat–KDV toleransını aşıyorsa onay reddedilir. Yetkili bir kullanıcı, en az 10 harf veya rakamdan oluşan bir gerekçe yazarak özel onay verebilir; gerekçe denetim izine yazılır.
Fatura onaylanınca ödemesi Tedarikçi Faturaları / Ödeme sekmesinde görünür.

Hesaplanan KDV ve tutarlar fatura oluşturulduğu andaki değerlerle kaydedilir; sonradan oran satırı eklenmesi mevcut faturayı değiştirmez.

Ülkenizde stopaj kodu tanımlıysa fatura panelinde Stopaj listesi görünür; oran Ayarlar › Parametreler’deki tarihli stopaj satırından okunur. Resmî kaynakla doğrulanmamış (teyitsiz) bir stopaj satırı seçilirse belge kaydedilir ama stopaj uygulanmaz.

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Belge no / cari ara	Numara veya tedarikçi adına göre arama.	Hayır
Başlangıç Tarihi, Bitiş Tarihi	Tarih aralığı filtresi.	Hayır
Durum	Taslak, Onaylı, İptal filtresi.	Hayır
Tedarikçi Belge No (belge oluştururken)	Tedarikçinin kendi fatura numarası; aynı tedarikçiden aynı numara tekrar girilemez.	Önerilir
No, Tedarikçi, Tarih, Proje, Durum	Liste sütunları.	Sistem verir
KDV Hariç, KDV %, KDV Tutarı, KDV Dahil	Dört kolonlu tutar özeti.	Sistem hesaplar
PO Bağı	Faturanın bağlı olduğu siparişin numarası.	Sistem verir

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Alış faturası onaylanamadı: sipariş, mal kabul ve fatura eşleşmiyor. İlk farklı satır ’…’: faturalanan …, faturalanabilir … (fiyat ya da KDV farkı da olabilir). Fatura toplamı …, teslim alınana göre faturalanabilir …. Faturayı düzeltin ya da yetkili kullanıcı gerekçe yazarak özel onay versin.”	Faturayı mal kabulle uyumlu hale getirin veya yetkili kullanıcıdan özel onay isteyin.
“Üçlü eşleştirme farkına özel onay vermek için en az 10 harf/rakamlık bir gerekçe yazmak zorunludur; gerekçe denetim izine kaydedilir.”	Özel onay gerekçesini uzatın.
“Üçlü eşleştirme toleransı … tarihi için tanımlı değil — … Tanımlanana kadar eşleştirme ve sipariş bağlı alış faturası onayı yapılamaz.”	Satın alma toleransları ekranına tarihli satır girip teyit ettirin.
“… tarihli satın alma politika satırı henüz teyit edilmedi — başka bir kullanıcı teyit edene kadar kullanılmaz.”	Tolerans satırını girenden farklı bir kullanıcı teyit etmeli.
“… tarihinde birden çok satın alma politika satırı geçerli — çakışma giderilmeden işlem yapılmaz.”	Tolerans satırlarının tarih aralıkları çakışıyor; düzeltin.
“Bu tedarikçiden aynı belge numarasıyla kayıt zaten var.”	Aynı tedarikçi belge numarası ikinci kez girilemez.
“’…’ satırı için istenen miktar (…) kalan miktarı (…) aşıyor.”	Faturalanacak miktar, irsaliye veya siparişin faturalanmamış kalanını aşıyor.