Dış belgeler

Ne işe yarar

Dış belgeler sekmesi, firmanın uyduğu ama kendisinin üretmediği belgeleri (standart, müşteri şartnamesi, mevzuat) izler. Telifli içerik saklanmaz; yalnız üst veri, baskı geçmişi ve güncellik gözden geçirmesi tutulur. Yeni baskı eklenince önceki silinmez, “yerine yenisi geldi” işaretlenir; böylece “hangi baskıya göre üretim yaptık” sorusu geriye dönük cevaplanır. Gözden geçirme vadesi gelen belgeler işaretlenir.

Kimler kullanır

Kalite ve uyum sorumluları. Yetki sayfası Kontrollü doküman — dış belgeler: Görüntüle (liste), Düzenle (belge, kaynak, baskı ve gözden geçirme kaydı).

Ön koşullar

• Kontrollü Doküman paketi açık; firma seçili.
• En az bir kaynak (yayıncı) tanımlı olmalıdır; yoksa form “Önce aşağıdaki ‘Kaynaklar’ bölümünden bir kaynak tanımlayın.” der.
• Parametreler: Bu sekme Ayarlar › Parametreler’den değer okumaz. Gözden geçirme sıklığı (ay) her belge için kurumunuzca belirlenir; sonraki gözden geçirme tarihi bu sıklıktan hesaplanır. Hiç gözden geçirilmemiş belge vadesi gelmiş sayılır.

Adım adım

1. Kontrollü Doküman ekranında Dış belgeler sekmesini açın. Yalnız vadesi gelenler için Yalnız gözden geçirme vadesi gelenler’i işaretleyin.

   

2. Sayfanın altındaki Kaynaklar (yayıncılar) bölümünde Kod ve Ad (zorunlu), Web adresi, Abonelik bitişi girip Aktif’i işaretleyin ve Kaynak ekle’ye basın. Kaynak kodu belgeye yazılır ve kullanımdayken değişmez; ad serbestçe güncellenir. Abonelik bitişi geçen kaynakta Süresi doldu yazar.

3. Yeni dış belge’ye basın; Kaynak, Dış kimlik (ör. standart numarası) ve Başlık (zorunlu), Gözden geçirme sıklığı (ay) girip Oluştur’a basın. Dış belge kartı açılır.

4. Kartta Dış belge bilgileri bölümünde Sahibi, Kaynak referansı (raf, satın alma kaydı, URL) ve Erişim kısıtı (lisans şartı) girip Kaydet’e basın.

5. Baskı geçmişi bölümünde Baskı (zorunlu), Yayım tarihi, Yürürlük başlangıcı ve yorum girip Baskı ekle’ye basın; önceki baskılar “yerine yenisi geldi” olur.

6. Güncellik gözden geçirmeleri bölümünde Gözden geçirme tarihi ve Sonuç (zorunlu), Bulunan baskı ve yorum girip Gözden geçirmeyi kaydet’e basın. Gözden geçiren oturumdaki kullanıcıdır; sonraki tarih sıklıktan hesaplanır.

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Kaynak	Yayıncı kaydı (ör. standart kurumu).	Evet
Dış kimlik	Belgenin dış numarası.	Evet
Başlık	Belgenin adı.	Evet
Baskı	Güncel baskı etiketi.	Baskı eklerken evet
Son gözden geçirme, Sonraki gözden geçirme	Güncellik kontrol tarihleri; vadesi gelenlere Vadesi geldi yazar.	Salt okunur
Gözden geçirme sıklığı (ay)	Kaç ayda bir kontrol edileceği.	Hayır
Abonelik bitişi	Kaynağın abonelik bitiş tarihi.	Hayır
Kaynak eşleşmedi	Kaynak listesinden önce yazılmış, hiçbir kaynakla eşleşmemiş eski kayıt; kaydetmek için listeden kaynak seçin.	Salt okunur

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Dış belge yok.”	Kayıt yok ya da süzgeç boş döndü.
“Dış kimlik zorunludur.”	Dış kimlik boş.
”‘{0}’ bu kaynaktan zaten kayıtlı.”	Aynı kaynak ve kimlikle ikinci kayıt açılamaz.
“Kaynak bulunamadı ya da pasif.”	Aktif bir kaynak seçin.
“Kaynak kullanımda — kodu değiştirilemez (adı değiştirilebilir).”	Yalnız adı değiştirin.
“Gözden geçirme sıklığı pozitif olmalıdır.”	Sıklığı 0’dan büyük girin.
“Baskı etiketi zorunludur.” / ”‘{0}’ baskısı zaten kayıtlı.”	Baskı etiketini düzeltin.
“Aktif firma seçili değil.”	Üst çubuktan firmayı seçin.

İlgili sayfalar

• Raporlar — Gözden geçirme vadesi gelen dış belgeler raporu.
• Dokümanlar
• Ayarlar
• Kontrollü Doküman