RFQ / Teklifler

Menüde: Alış › Satınalma Yönetimi › RFQ / TekliflerPaket: Satın Alma

Ne işe yarar

Bu sekme teklif toplama sürecinin merkezidir. Onaylı bir RFQ’yu seçer, tedarikçilere Dağıtır, her tedarikçinin teklifini (kalem, miktar, birim fiyat, KDV, termin) girer, teklifleri Karşılaştırır ve kazanana Award vererek taslak satın alma siparişini oluşturursunuz. Bir RFQ’nun kalemlerini birden fazla tedarikçiye paylaştırmak için Bölünmüş Ödül bölümü kullanılır.

Kimler kullanır

Satın alma uzmanları ve yöneticileri. Sekmeyi görmek için Satın Alma sayfasında Görme; dağıtım, teklif girişi ve award için Ekle yetkisi gerekir. Süresi geçmiş RFQ’ya award verme gibi istisnalar yalnızca yönetici yetkisiyle yapılabilir.

Ön koşullar

“Satın Alma” paketinin açık olması, aktif firma/şube seçili olması.
Onaylanmış bir RFQ belgesi (Talep Havuzu sekmesinden dönüştürülür veya Yeni Satın Alma Belgesi ile RFQ (Fiyat Teklifi İsteği) tipinde açılır). RFQ için isteğe bağlı RFQ Geçerlilik Tarihi girilebilir.
Dağıtım listesinde yalnız tedarikçi rolü işaretli ve durumu Onaylı (ya da durum girilmemiş) veya Tercih Edilen olan cariler çıkar. Aday, Bloklu ve Kara Listede durumundakiler listelenmez (Tedarikçiler).
Tedarikçinin e-posta adresi cari kartında dolu olmalıdır; boşsa teklif kaydı açılır ama e-posta gönderilmez.
Dövizli teklif girecekseniz teklif tarihi için doğrulanmış döviz kuru tanımlı olmalıdır (Döviz kurları).
Parametreler: KDV bandı seçimi KDV oranları ekranındaki geçerli satırlardan gelir; ülkede tanımlı olmayan bant seçilemez. Satın alma bütçesi tanımlıysa award bütçeye göre denetlenir (Bütçe).

Adım adım

Satınalma Yönetimi ekranında RFQ / Teklifler sekmesini açın ve listeden bir RFQ seçin. Liste her RFQ için alınan teklif sayısını gösterir. Seçim yapılmadıysa “Soldan bir RFQ seçin; dağıtım, teklif girişi ve karşılaştırma burada yapılır.” görünür.
RFQ Dağıtımı kartında teklif isteyeceğiniz tedarikçileri işaretleyin. Alış geçmişi olan tedarikçiler el sıkışma simgesiyle ayrılır. Dağıt’a basın ve onaylayın. Sonuç: “RFQ dağıtıldı: … teklif oluştu, … e-posta kuyruklandı, … atlandı.” Aynı tedarikçiye ikinci kez dağıtım yapılmaz.
Tedarikçi Teklifleri tablosunda tedarikçinin satırındaki Teklif Gir’e basın. Teklif girişi — formunda her kalem için Miktar, Birim (fiyat) ve KDV % seçin, Termin (gün) girin, fiyatlar KDV içeriyorsa KDV dahil kutusunu işaretleyin. Gerekirse Satır ekle, sonra Kaydet. “Teklif kaydedildi.” görünür; teklif Alındı durumuna geçer.
Teklif Karşılaştırma kartında Karşılaştır’a basın. Tablo teklifleri TL karşılığıyla yan yana koyar; en ucuza En düşük, en kısa termine En hızlı rozeti konur.
Kazanan teklifin satırındaki 🏆 Award düğmesine basın. “Bu teklife sipariş verilsin (award) mi? Onaylı tedarikçi seçilir ve satın alma siparişi taslağı oluşur.” sorusunu onaylayın. “Award tamam → Satın alma siparişi … oluştu (Taslak, onay Süreç’ten).” görünür. Diğer teklifler Reddedildi olur; sipariş Siparişler sekmesine düşer.
Kalemleri birden fazla tedarikçiye paylaştırmak için award vermeden önce Bölünmüş Ödül Hazırla’ya basın, her tedarikçi satırında Tahsis sütununa miktar yazın ve Bölünmüş Ödül Ver’e basın. Tahsis alan her tedarikçiye ayrı taslak sipariş üretilir: “Bölünmüş ödül tamam — … sipariş üretildi.”

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
RFQ (seçici)	Çalışılacak teklif isteği.	Evet
Tedarikçi	Teklif isteği gönderilen cari.	Evet
Durum	Bekleniyor, Alındı, Reddedildi, Kazandı (Award).	Sistem verir
KDV Hariç / KDV Tutarı / KDV Dahil	Teklifin üç tutarı, teklif dövizinde.	Sistem hesaplar
KDV modu	Fiyatların KDV dahil mi KDV hariç mi girildiği.	Evet
Toplam TL	Teklifin TL karşılığı; karşılaştırma ve bütçe bu tutarla yapılır.	Sistem hesaplar
Termin / Termin (gün)	Tedarikçinin teslim süresi.	Hayır
Seçildi	Kazanan teklifi yıldızla gösterir.	Sistem verir
Kalem, Miktar, Birim, KDV %	Teklif satırı. Ürün kartına bağlı satırda açıklama değiştirilemez.	Evet
Teklif Miktarı / Net Birim / Tahsis	Bölünmüş ödülde tedarikçinin teklif ettiği miktar, net birim fiyat ve size ayırdığınız miktar.	Tahsis: en az bir satırda

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Geçersiz sayı. Ondalık için virgül, binlik için nokta kullanın (ör. 1.234,56).”	Miktar veya fiyat kutusuna geçersiz değer yazıldı; düzeltmeden Kaydet çalışmaz.
“Teklif TL’ye çevrilemedi: … için … tarihli doğrulanmış kur yok. Kur tanımlanmadan teklif kaydedilemez …”	Dövizli teklif için kur satırı yok; önce Döviz kurları ekranından kuru girin/teyit ettirin.
“Kapsam içinde tedarikçi yok”	Dağıtıma uygun (tedarikçi rolü işaretli, onaylı) cari yok; Tedarikçiler sekmesinden rolü ve durumu düzeltin.
“Supplier … has status ’…’ and cannot be used in procurement … Approve the supplier or use an authorized override.” (İngilizce görünür)	Tedarikçi Bloklu/Kara Listede/Aday; durumunu Onaylı yapın. Bloklu ve Kara Listedeki tedarikçi hiçbir yetkiyle kullanılamaz.
“The RFQ validity date (…) has passed; awarding an expired RFQ is not allowed.” (İngilizce görünür)	RFQ’nun Geçerlilik / Son Yanıt Tarihi geçmiş. Yeni RFQ açın; süresi geçmiş RFQ’ya yalnız yönetici award verebilir.
“Purchase budget exceeded: remaining … TL, requested … TL … Override permission required.” (İngilizce görünür)	Teklif tutarı kalan satın alma bütçesini aşıyor. Bütçeyi güncelleyin ya da yönetici özel onayı alın.
“A quote has already been selected (awarded) for this RFQ; a second award is not allowed.” (İngilizce görünür)	Bu RFQ için zaten award verilmiş; ikinci award verilemez.
“Only a supplier whose quote has been received (Received) can be selected (award).” (İngilizce görünür)	Yalnız Alındı durumundaki teklife award verilir; önce teklifi girin.
“Bu RFQ’da alınmış (Received) teklif yok.”	Bölünmüş ödül için en az bir teklifin girilmiş olması gerekir.
“En az bir kaleme miktar tahsis edilmeli.”	Tahsis sütununa miktar yazmadan Bölünmüş Ödül Ver çalışmaz.