Rezervasyonlar

Menüde: Otel & Konaklama › RezervasyonlarPaket: Otel / PMS

Ne işe yarar

Bu ekranda şubenin rezervasyonlarını listeler, yeni rezervasyon açar, check-in yapar, rezervasyonu iptal eder veya Gelmedi (No-show) işaretlersiniz. Check-in yapılmış rezervasyonda Folyo (misafir hesabı) açılır; buraya ekstra harcama ve tahsilat ekler, sonunda Check-out ile satış faturası kesersiniz.

Rezervasyon tutarı, rate planı ve rate takvimine göre gece gece toplanır ve KDV hariç gösterilir; yanında KDV oranı, KDV tutarı ve KDV dahil tutar yer alır.

Kimler kullanır

Resepsiyon ve rezervasyon görevlisi. Roller ekranında Otel Yönetimi sayfasında Görme yetkisi listeyi açar; Ekleme yetkisi Yeni Rezervasyon düğmesini gösterir; Düzenleme yetkisi check-in, iptal, gelmedi, folyo satırı ekleme ve check-out düğmelerini gösterir.

Ön koşullar

Otel paketinin açık olması; firma seçili olması.
Şubede en az bir misafir (Misafirler) ve oda tipi (Oda Tipleri & Rate) tanımlı olması. Rate planı isteğe bağlıdır.
Seçilen tarihlerde oda tipinde müsait oda olması.
Parametreler: Ayarlar › Parametreler › KDV oranları içinde şubenin ülkesi için geçerli tarihli satır olmalı (KDV oranları). Folyoya ekstra satır eklerken seçilen bant şubenin ülkesinde tanımlı olmalıdır; değilse satır yazılmaz. Bant tanımsızsa tutarın KDV’si ekranda ”—” görünür, sıfır oran uydurulmaz.
Parametreler: Yabancı dövizli rezervasyon için rezervasyon giriş tarihinin kuru, check-out faturası için fatura tarihinin resmî kuru olmalıdır (Döviz Kurları). Kur yoksa rezervasyon oluşmaz veya check-out durur.
Check-in sırasında kullanılan oda fiyatı ve KDV bandı kayıt anında folyo satırına yazılır; sonradan oda tipinin fiyatı değişse mevcut folyo satırı değişmez.

Adım adım

Soldaki menüden Rezervasyonlar ekranını açın.
Yeni Rezervasyon’a basın. Misafir, oda tipi, rate planı, giriş ve çıkış tarihi, yetişkin ve çocuk sayısı, pansiyon, döviz ve kanalı seçin.
Müsaitlik Sorgula’ya basın; seçtiğiniz oda tipi ve tarihler için “N müsait oda” rozeti çıkar. Müsait oda yoksa rezervasyon oluşmaz.
Alttaki Yeni Rezervasyon düğmesine basın. “Rezervasyon oluşturuldu.” mesajı çıkar. Rezervasyon Onaylı durumunda açılır; oda bu aşamada atanmaz, check-in’de atanır.
Misafir geldiğinde satırdaki Check-in’e basın. Sistem boş bir oda atar ve Folyo açar. İlk gecenin konaklama bedeli folyoya otomatik yazılır.
Misafir gelmediyse Gelmedi (No-show)‘ya, rezervasyondan vazgeçildiyse çarpı düğmesine basın. İptal onay ister: “Rezervasyon iptal edildi.” / “Rezervasyon gelmedi olarak işaretlendi.” Yalnız onaylı rezervasyon iptal edilebilir.
Konaklayan rezervasyonda Folyo’ya basın. Folyo kartında satırlar KDV hariç tutar, oran, KDV ve KDV dahil olarak listelenir; sağ üstte Bakiye (KDV dahil) görünür.
Ekstra harcama için Açıklama, Tutar (KDV hariç) ve KDV % bandını girip Ekstra Ekle’ye basın. Misafirden ödeme alınca aynı alanlarla Tahsilat Ekle’ye basın (tahsilat faturaya girmez ve bakiyeyi düşürür; bant gerekmez).
Hesap kapanırken Check-out’a basıp onaylayın. “Check-out yapıldı, fatura kesildi.” mesajı çıkar. Folyo Kapalı olur ve değiştirilemez; oda Kirli olur.

Fatura iptal edilirse folyoda “Bu folyonun çıkış faturası iptal edilmiş. Tutarlar iptal edilen faturanın kayıtlı değerleridir.” uyarısı görünür.

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Misafir	Rezervasyon sahibi misafir.	Evet
Oda Tipi	Rezerve edilen oda tipi.	Evet
Rate Planı	Gecelik fiyatı belirleyen plan; seçilen oda tipine ait olmalı.	Hayır
Giriş / Çıkış	Konaklama tarihleri; çıkış girişten sonra olmalı. Varsayılan bugün ve yarın.	Evet
Yetişkin / Çocuk	Kişi sayısı (varsayılan 2 ve 0).	Hayır
Pansiyon	Sadece Oda, Oda + Kahvaltı, Yarım Pansiyon, Tam Pansiyon, Her Şey Dahil.	Hayır
Döviz	Rezervasyon para birimi.	Evet
Kanal	Doğrudan, Booking, Expedia, Telefon, Kapıdan.	Hayır
Açıklama (folyo)	Ekstra veya tahsilat satırının açıklaması.	Evet
Tutar (KDV hariç) (folyo)	Satır tutarı; sıfırdan büyük girilir.	Evet
KDV % (folyo)	Ekstra satırın KDV bandı; tahsilatta gerekmez.	Ekstra için evet

Rezervasyon durumları: Onaylı, Giriş Yaptı, Çıkış Yaptı, İptal, Gelmedi.

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Aktif firma bağlamı yok. Size tanımlı bir şube yoksa yöneticiniz Ayarlar > Yetki Grupları ekranından şube/depo kapsamı vermelidir; birden çok firmaya erişiminiz varsa üst bardan firma seçin.”	Üst çubuktan firma seçin veya şube kapsamı isteyin.
“Bu işlem için yazma yetkiniz yok.”	Otel Yönetimi sayfasında ilgili yetkiyi (Ekleme veya Düzenleme) isteyin.
“Seçilen tarih/oda tipi için müsaitlik yok.” / “No availability for the selected room type and date range.”	Başka tarih veya oda tipi seçin.
“Check-out must be after check-in.”	Çıkış tarihi girişten sonra olmalı.
“Rate plan does not belong to the selected room type.”	Rate planını oda tipine uygun seçin.
“No exchange rate for … on …; a foreign-currency reservation/folio cannot be priced without a rate.”	Yabancı dövizli rezervasyon için kur yok; Döviz Kurları ekranından girin.
“KDV bandını seçin. Onaylı faaliyet tanımı varsa önceden seçili gelir (Muhasebe › KDV / Stopaj).”	Ekstra satır için KDV % seçin.
“Seçilen KDV bandı bu firmanın/şubenin ülkesinde tanımlı değil. Ülkede tanımlı bir bant seçin.”	Ülkede tanımlı bir bant seçin veya Parametreler › KDV oranları satırını kontrol edin.
“A closed folio is immutable; no lines can be added (append-only).”	Kapalı folyoya satır eklenemez.
“Only a confirmed reservation can be cancelled/marked no-show.”	Yalnız onaylı rezervasyon iptal edilir veya gelmedi işaretlenir.
“Folio has no billable lines.” / “Folio is already invoiced (idempotent — no second invoice).”	Faturalanacak satır yok / folyo zaten faturalı.
“{0} için vergiyi doğuran olay tarihini ({1}) kapsayan resmî kur bulunamadı. Taslak kaydedildi; resmî kur içe aktarılmadan ya da yetkili kullanıcı gerekçeli elle kur girmeden onaylanamaz.”	Check-out faturası için resmî kur yok; kur girin, sonra yeniden deneyin.

Bu ekranda işlem hataları sistemin ürettiği metinle olduğu gibi gösterilir; İngilizce yazılı mesajlar Türkçe arayüzde de İngilizce görünür. Bu ekranda mevcut rezervasyonu düzenleme (tarih veya oda tipi değiştirme) düğmesi yoktur; değişiklik gerekiyorsa onaylı rezervasyonu iptal edip yeniden oluşturun. Check-in anında folyoya yalnız ilk gecenin konaklama satırı yazılır; sonraki geceleri folyoya işleyen bir düğme yoktur. Fatura, check-out anındaki folyo satırlarının toplamıdır ve rezervasyon toplamıyla otomatik eşitlenmez. Çok geceli konaklamada kalan geceleri Ekstra Ekle ile girin ve check-out öncesi Bakiye (KDV dahil) tutarını rezervasyon toplamıyla karşılaştırın. Bu ekranda şube seçici yoktur; ekran, yetkili olduğunuz şubeler arasından adı alfabetik olarak ilk olanı kullanır ve şube adı sayfa üstündeki bantta yazılır.