Satış belge zinciri ve numaralandırma
Bu rehber, satış belgelerinin birbirine nasıl bağlandığını, numaralarının nasıl verildiğini ve KDV’nin belgede nasıl göründüğünü tek yerde toplar. Ekran ayrıntıları için Satış Yönetimi, Sevk İrsaliyesi, Toplu Faturalama ve Fiyat Listeleri sayfalarına bakın.
Belge zinciri
Bölüm başlığı “Belge zinciri”Satış belgeleri dört halkalı bir zincir oluşturur:
| Halka | Nerede oluşur | Numara ne zaman verilir |
|---|---|---|
| Teklif | ➕ Yeni Belge | Kayıtta |
| Sipariş | ➕ Yeni Belge veya tekliften dönüşüm | Kayıtta |
| Sevk İrsaliyesi | Siparişten dönüşüm veya Sevk İrsaliyesi planlayıcısı | İlk onayda |
| Fatura | ➕ Yeni Belge, irsaliyeden/siparişten dönüşüm veya Toplu Faturalama | İlk onayda |
Her belge Taslak doğar. Onay, belge detayındaki Onay Süreci sekmesinden (işlem tipinde tanımlı aşama geçişleriyle) yürür; onayda stok, cari ve muhasebe kaydı oluşur. İrsaliye onayında stok çıkar; faturada stok ikinci kez hareket etmez. Taslak belge Düzenle ile değiştirilir; onaylı belge değiştirilmez (onaylı sipariş için Değişiklik / Revizyon vardır).
Dönüşüm ve bağlantı
Bölüm başlığı “Dönüşüm ve bağlantı”Belge detayının Özet sekmesindeki ➜ Sipariş, ➜ Sevk İrsaliyesi ve ➜ Fatura düğmeleri kaynak belgeden yeni bir Taslak üretir.
- Yalnız ileri yön: Teklif → Sipariş → Sevk İrsaliyesi → Fatura. Geri veya aynı türe dönüşüm yapılmaz; iptal edilmiş belge dönüştürülemez.
- Satır bağlantısı: Yeni belgenin her satırı kaynak satırına bağlanır. Kaynakta kalan miktar türetilir; ikinci dönüşüm yalnız kalanı alır. Kalan sıfırsa “{0} belgesinde {1} olarak dönüştürülecek kalan miktar yok — tüm satırlar zaten dönüştürüldü. Yeni belge açılmadı.” mesajı çıkar. İstenen miktar kalanı aşarsa “‘{0}’ satırı için istenen miktar ({1}) kalan miktarı ({2}) aşıyor.” görünür.
- Taşınanlar: Cari, depo, proje, para birimi ve TL kuru, belge dili ve belge tarihi kaynaktan gelir. Dönüşüm yeni tarih sormaz; fatura kaynağın tarihini taşır ve müteselsil tarih kuralına tabidir (aşağıya bakın). Seri, işlem tipinde tanımlı Numara Serisi’nden gelir.
- Tek irsaliye, birden çok fatura: Bir irsaliye birkaç parça halinde faturalanabilir; toplam, irsaliyede sevk edilen miktarı aşamaz.
- Çift faturalamanın önlenmesi: İrsaliyesi olan siparişten doğrudan fatura kesilmez; ➜ Fatura düğmesi o siparişte görünmez. “{0} siparişinin irsaliyesi (mal kabulü) var. Faturayı irsaliyeden ya da Toplu Faturalama’dan kesin; aynı malın iki kez faturalanmaması için siparişten doğrudan fatura kapalıdır.” Firma ayarı “faturadan önce sevk zorunlu” açıksa sevk edilmemiş sipariş hiç faturalanamaz (“{0} siparişi henüz sevk edilmedi. Bu firmada faturadan önce sevk zorunlu (Satış ayarı): önce irsaliye kesin.”). Bu ayar şu an hiçbir ekrandan açılıp kapatılamaz; kurulumda tanımlanır, varsayılanı kapalıdır.
- Çok irsaliye, tek fatura: Toplu Faturalama aynı müşterinin onaylı irsaliyelerini tek faturada toplar.
- İzleme: Belge detayındaki Bağlantılar sekmesi seçili belgenin Kaynak ve Türeyen belgelerini; durumunu, toplamını, e-Fatura durumunu ve Açık Tutar’ı gösterir. Kaynak Belge alanı doğrudan kaynağı verir; sipariş ve irsaliye listelerindeki Kaynak sipariş bağlantısı siparişi açar.
- Kısmi sevk: Sevk İrsaliyesi planlayıcısı kalem bazında miktar seçer. Kısmi Sevkiyata İzin Ver ayarı (Satış Ayarları) kapalıysa her irsaliye siparişin kalanını tam kapatmak zorundadır.
Müteselsil belge numaralandırma
Bölüm başlığı “Müteselsil belge numaralandırma”Numaranın yapısı
Bölüm başlığı “Numaranın yapısı”Belge numarası seri, tire ve beş haneli sıra numarasından oluşur (örnek: A-00125). Taslak halinde numara almamış belgede sıra yerine noktalar görünür (A-·····).
- Seri: Süreç Merkezi › Süreç Tasarımı altında her İşlem Tipi’nin Numara Serisi alanıdır (Süreç Tasarımı). Her belge türü kendi serisini taşır; aynı seri başka belge türünde kullanılamaz (“‘{0}’ serisi başka bir belge türünde kullanılıyor; her belge türü kendi serisini taşır.”). Seri boşsa numara verilmez: “Belge serisi boş: işlem tipine numara serisi tanımlayın (Süreç Merkezi › İşlem tipi).” Dönüşümde belge, hedef işlem tipinin serisiyle numaralanır.
- Sıra: Sayaç firma, şube, belge türü ve seri bazında ayrı tutulur. Numara atomik olarak verilir; eşzamanlı iki kullanıcı aynı numarayı alamaz. Reddedilen bir kayıt numara tüketmez. Silinmiş taslakların numarası dahil, verilmiş en büyük numaranın altına inilmez; numara tekrar kullanılmaz.
Numaranın verildiği an
Bölüm başlığı “Numaranın verildiği an”Ülkenin Belge numaralandırma kuralı satırı, belge türü ve yönü için “Numara onayda” diyorsa taslak numarasızdır, numara belgenin ilk onayında verilir. Böylece silinen taslak sıra boşluğu bırakmaz ve numara sırası onay (tarih) sırasını izler. Satırı olmayan tür/yön (teklif, sipariş ve alış belgeleri) kayıtta kendi iç serisinden numaralanır.
Ürünün hazır gelen satırları, her ülke için satış faturası ve satış sevk irsaliyesi’ni bu kurala alır: “Müteselsil tarih” ve “Numara onayda” Evet.
Müteselsil tarih kuralı
Bölüm başlığı “Müteselsil tarih kuralı”Müteselsil tarih kuralına tabi belgede (satış faturası, satış irsaliyesi) belge tarihi, aynı firma, şube, belge türü ve serideki son onaylı, silinmemiş belgenin tarihinden önce olamaz. Taslak, silinmiş taslak ve iptal edilmiş belge bu kilidi oluşturmaz. İhlalde: “Müteselsil tarih kuralı: belge tarihi ({0}) son belgenin tarihinden ({1}) önce olamaz.” Taslak düzenlerken tarih, aynı serideki sonraki belgeden sonra da olamaz: “Belge tarihi ({0}) aynı serideki sonraki belgenin tarihinden ({1}) sonra olamaz.”
İleri tarihli belge
Bölüm başlığı “İleri tarihli belge”Fatura/irsaliye bugünden ileri tarihle kesilecekse:
- Ayarlar › Parametreler › Belge tarih kuralı (gün) satırı firmanın en çok kaç gün ileri tarih verilebileceğini belirler. “Bugün”, belgeyi kesen şubenin günüdür.
- Sınıra kadar olan ileri tarihte, kullanıcıda İleri Tarihli Belge (Fatura/İrsaliye) sayfasında Ekle yetkisi aranır; kabul edilirse “Uyarı: belge tarihi ({0}) bugünden {1} gün ileride (sınır {2} gün); ileri tarih yetkinizle kabul edildi ve kayda geçti.” görünür ve kullanım kayda alınır.
- Sınırın ötesi herkese kapalıdır: “Belge tarihi ({0}) bugünden {1} gün ileride; en çok {2} gün ileri tarihli belge kesilebilir.” Yetki yoksa: “İleri tarihli belge ({0}) için ‘İleri Tarihli Belge’ yetkisi gerekir (en çok {1} gün ileri).”
- Satır yoksa ya da teyitli değilse ileri tarihli belge kesilemez: “İleri tarih sınırı ({0}) {1} için tanımlı değil; ileri tarihli fatura/irsaliye kesilemez (Ayarlar › Parametreler › Belge tarih kuralı).”
Ayarlar nereden yapılır
Bölüm başlığı “Ayarlar nereden yapılır”| Ne | Nerede | Kim |
|---|---|---|
| Numara serisi | Süreç Merkezi › Süreç Tasarımı › İşlem Tipleri › Numara Serisi | Süreç yönetimi yetkisi olan yönetici |
| Müteselsil tarih ve numara onayda kuralı | Ayarlar › Parametreler › Belge numaralandırma kuralı | Ürünle gelir; değişiklik için bizimle iletişime geçin |
| İleri tarih sınırı (gün) | Ayarlar › Parametreler › Belge tarih kuralı (gün) | Ekle yetkisi olan kullanıcı girer; ayrı bir kullanıcı (Onayla yetkisiyle) doğrular |
Her ikisi de tarih aralıklı parametre tablosudur: satırda geçerlilik başlangıcı ve bitişi, kaynak ve doğrulama durumu bulunur. Kuralı değiştirmek, mevcut satırı düzenlemek değil yeni dönem satırı eklemektir; açık satır yeni başlangıçta kapanır. Geriye dönük başlangıç reddedilir, çünkü numaralanmış belgeler yeniden değerlendirilmez. Yeni satır teyitsiz girer ve ancak başka bir kullanıcı doğruladıktan sonra kullanılır. Belge numaralandırma kuralı ülke kapsamlıdır: aktif firmanın ülkesinin satırları listelenir (ülkesi olmayan firma için ayrı bir küme vardır).
Ülke için belge tarihinde geçerli, teyitli satır yoksa belge numaralanamaz: “{0} için {1} tarihinde geçerli, teyitli belge numaralandırma kuralı yok; belge numaralanamaz (Ayarlar › Parametreler › Belge numaralandırma kuralı).” Aynı tür/yön için iki satır çakışırsa işlem yine durur.
KKTC e-Fatura numarası, ürünün belge numarasından ayrıdır: e-Fatura gönderilirken Vergi Dairesi’nden satın alınan seri/sıra aralığından 31 haneli bir e-Fatura numarası üretilir (Giden Faturalar). Ürünün Fatura No alanıyla (örn. A-00125) birlikte tutulur; gönderim kabul edilince e-Fatura numarası faturanın e-Fatura ETTN alanına yazılır. Kağıt (matbu) koçan numarasını ayrıca kaydeden bir alan veya ekran yoktur; basılan faturanın altında seri ve müteselsil sıra numarası ile “Maliye mühürlü koçan ile eşleşir.” notu yer alır, koçan eşleştirmesi bu seri/sıra numarası üzerinden elle yapılır.
İade ve iptal akışı
Bölüm başlığı “İade ve iptal akışı”Onaylı belge silinmez ve doğrudan değiştirilmez; her düzeltme kendi izini bırakır. Hangi yolun kullanılacağı belgenin durumuna bağlıdır:
| Durum | Yol |
|---|---|
| Taslak belge | Düzenle veya sil (Taslak belgeyi sil / İrsaliyeyi sil). Yalnız stok/cari hareketi üretmemiş ve başka belgeye kaynak olmamış taslak silinir: “Onaylanmış/hareket üretmiş belge silinemez (append-only korunur).” |
| Onaylı sipariş (miktar/fiyat değişikliği) | Değişiklik / Revizyon: yeni Taslak revizyon oluşur, yeniden onaya girer; orijinal korunur. |
| Onaylı sevk irsaliyesi | Sevk İptali: stok ters kayıtla geri alınır, kalan miktar yeniden açılır. Faturalanmış irsaliye bu yolla iptal edilmez; iade kullanılır. Gerekli yetki Belgeler › Sil. |
| Onaylı fatura, mal iadesi | İade/RMA: onaylı faturadan tam veya kısmi iade; Para İadesi (ters muhasebe fişi, cari hareket, stok geri girişi, alacak dekontu damgası), Tamir (Servis) veya Değişim (Takas). Kümülatif iade fatura toplamını ve satırın iade edilebilir miktarını aşamaz. |
| Onaylı fatura, iptal | Doğrudan iptal düğmesi yoktur; iptal, belge Onay Süreci sekmesindeki Red/İptal geçişiyle (işlem tipinde tanımlı iptal aşaması) yapılır ve ters cari/stok kaydı üretir. Hangi aşamadan iptal edilebileceği işlem tipine bağlıdır. |
| Muhasebe kayıt süresi geçmiş iade/onay | Geç kayıt penceresinde gecikmenin nedeni yazılarak onaylanır: “Kayıt süresini aşan fiş, gecikmenin özrü/nedeni yazılarak açıkça geç kayıt olarak onaylanmadıkça kaydedilmez (VUY m.148).” |
KKTC’de e-Fatura gönderilmiş ve Kabul edilmiş bir fatura için Giden Faturalar sekmesinde İptal Et (FATURAIPTAL) ve İade — Alacak Fişi düğmeleri vardır; ikisi de yalnız kabul edilmiş faturada çalışır ve Vergi Dairesi’ne gönderilir. Ürün içi iade/iptal ile e-Fatura iptal/iadesi ayrı işlemlerdir.
KDV dört kolon gösterimi
Bölüm başlığı “KDV dört kolon gösterimi”Belge giriş formunda, belge detayında ve listelerde KDV her yerde aynı dört kolonla gösterilir:
| Kolon | Anlamı |
|---|---|
| KDV Hariç | Satırın (veya belgenin) matrahı |
| KDV % | Uygulanan oran; istisna satırda “İstisna” (gerekçe kodu tanımlıysa kodla birlikte) |
| KDV Tutarı | Hesaplanan KDV |
| KDV Dahil | Müşterinin ödeyeceği tutar |
- Giriş formu (➕ Yeni Belge): her satırda canlı; altta KDV Dökümü oran bazında toplamı gösterir. Kutu “Önizleme — tutarlar kayıtta belge motoruyla kesinleşir” notunu taşır; dövizli belgede TL karşılığı (KDV dahil) da görünür.
- Listeler (Teklifler, Siparişler, Sevk İrsaliyeleri, Faturalar): belge toplamının dört kolonu; KDV % sütununu açınca oran bazında döküm görünür.
- Belge detayı: satır grid’i ve KDV Dökümü kayıtlı değerlerdir.
- İrsaliye kalemleri ve iade makbuzu: aynı dört kolon; irsaliyede tutar/KDV kolonları şubenin irsaliye şablonuna bağlıdır, kapalıysa “—” görünür.
- Fiyat bazı: Fiyat listesinde Fiyat Bazı liste bazında KDV hariç veya KDV dahil seçilir. KDV dahil listede girilen rakam müşterinin ödediği tutardır, net ondan geriye hesaplanır; müşteri her zaman KDV dahil fiyatı görür.
- Oran dökümü kayıtlı belge toplamıyla uzlaşmazsa “Oran dökümü kayıtlı belge toplamıyla uzlaştırılamıyor; belge toplamı geçerlidir.” notu çıkar; satır yuvarlamasından doğan fark “Satır yuvarlama farkı” olarak ayrı gösterilir.
- Kayıtlı eski satırda oran kaydı yoksa “— (oran kaydı yok)” görünür; oran uydurulmaz ve yeniden hesaplanmaz.
Tutarların yuvarlanması da tarihli bir kurala bağlıdır: Ayarlar › Parametreler › Belge yuvarlama (birim fiyat, miktar ve tutar basamakları, yuvarlama yönü ve seviyesi). Belge, kullandığı kuralı kayıtta saklar. Tarih için tek ve kaynaklı kural yoksa “{0} tarihi için tek ve kaynaklı belge yuvarlama kuralı yok; belge hesaplanamaz.” mesajıyla durur.
KDV bandı ve tarihli oran
Bölüm başlığı “KDV bandı ve tarihli oran”Belgede satıra bir KDV bandı seçilir; bandın oranı belgeye yazılmaz, belge tarihi için Ayarlar › Parametreler › KDV oranları tablosundan çözülür. Tablo ülke kapsamlıdır ve satırlar tarih aralıklıdır (geçerlilik başlangıcı/bitişi, kaynak, doğrulama durumu); oran değişikliği yeni dönem satırıdır.
- Seçilebilir bantlar: Giriş formu yalnız satırın şubesinin ülkesinde tanımlı bantları ve belge tarihindeki güncel oranlarını listeler. Bu ülkede olmayan bant seçilirse: “Seçilen KDV bandı bu firmanın/şubenin ülkesinde tanımlı değil. Ülkede tanımlı bir bant seçin.” Ülkenin Standart bandı yalnız tablodaki işaretten okunur; işaret yoksa varsayılan seçilmez ve kayıt reddedilir.
- Firma uyarlaması: Muhasebe › KDV / Stopaj sekmesindeki KDV Oranı — Kiracı Override ile firma kendi oranını girebilir; okuma sırası önce kiracı uyarlaması, sonra ülkenin tarihli oranıdır. İki tabloda da değer yoksa işlem durur. Elle girilen oran “teyit bekliyor” olarak başlar (KDV / Stopaj).
- Taslak ve resmî belge: Taslak, teyitsiz oranla da kaydedilebilir: “Teyitsiz KDV bandı {0} ({1}); taslak kaydedilebilir, resmî onay/beyan için doğrulanmış oran gerekir.” Fatura/irsaliye onayında ve e-Fatura gönderiminde satırdaki oran, tarihin teyitli oranına eşit olmalıdır: “{0}: {1} tarihinde yürürlükteki KDV oranı satırı teyitli değil; resmî belgede kullanılamaz …”, “KDV snapshot’ı resmî tarihli orandan farklı. Onaydan önce taslağı güncelleyin.”
- Satır yoksa: “{0}: {1} için tek bir KDV oranı satırı yok. Ayarlar › Parametreler › Vergi & KDV alanını kontrol edin.” Firmanın veya şubenin ülkesi tanımlı değilse oran çözülemez ve ülkeye varsayılan düşülmez: “Aktif firmanın/şubenin ülkesi tanımlı değil; resmî KDV oranı çözülemez (KKTC’ye varsayılan düşülmez). Firma ya da şube kartında ülkeyi seçin.”
- Kayıtta saklanır: Belge satırı, kullandığı bandı ve oranı kayıt anında saklar; sonradan oran değişse de eski belge yeniden hesaplanmaz. Aynı belge iade edildiğinde iade satırı faturadaki oranı kullanır.
KKTC yerelleştirmesinde KDV bantları 0, 5, 10, 16 ve 20’dir (örnek; geçerli değer Ayarlar › Parametreler › KDV oranları’ndaki tarihli satırdır). Bant ile oran ayrıdır: belgede yalnız bant seçilir, oranı tablo verir.