İzin Yönetimi

Menüde: İK & Bordro › İK / Bordro › İzin YönetimiPaket: İK ve Bordro

Ne işe yarar

İzin Yönetimi sekmesinde bir personel için izin talebi açar, bekleyen talepleri onaylar ya da reddeder ve personelin izin bakiyesini izlersiniz. Onaylanan talep resmî izin kaydına dönüşür; kayıt sonradan silinmez. Sekmenin altında yıllık izin devri ve açılış bakiyesi için ayrı bir bölüm vardır.

Akış şöyledir: talep açılır, yönetici onayı verilir, resmî izin kaydı oluşur. İzin hakkı olan türde bakiyeyi aşan talep reddedilir.

Kimler kullanır

İK sorumlusu ve izinleri onaylayan yönetici. Roller ekranında İnsan Kaynakları sayfası için en az Görüntüle (ya da yalnız kendi ekibini görmek için Yönetici Görüntüleme) yetkisi gerekir. Talebe karar vermek için Onayla, yıllık izin devri talebi girmek için Düzenle yetkisi gerekir. Devri girenden farklı bir kullanıcı onaylar.

Personelin kendi izin talebini açması için bkz. İzin Taleplerim.

Ön koşullar

“İK ve Bordro” paketinin açık olması ve üst çubukta firma ile şubenin seçili olması.
Personel kartının oluşturulmuş olması ve izin türlerinin tanımlı olması (İzin Türü listesinde türün adı ve yıllık hak günü görünür).
Parametreler: izin hakkı, izin günü hesabı ve çalışma düzeni Ayarlar › Parametreler içindeki tarihli satırlardan okunur. Satır yoksa ya da teyitsizse talep işlenmez; ürün uydurma değer kullanmaz. İlgili sekmeler: Yıllık izin hakedişi, İstihdam kuralları, Çalışma düzeni, Resmî tatil takvimi.

KKTC firmalarında yıllık izin günü, izin aralığındaki hafta tatili ve resmî tatiller düşülerek takvimden hesaplanır; Gün alanına yazdığınız değer bu hesapla değiştirilir. Bölünmüş izin, devir tavanı ve asgari kullanım gibi sınırlar da tarihli parametre satırlarından gelir (bu sayfada sayısal değer verilmez; geçerli değer Parametreler ekranındaki tarihli satırdır).

Adım adım

İK / Bordro ekranında İzin Yönetimi sekmesini açın. Sekmenin üstünde, varsa, Hatırlatmalar (30 gün) kutusu önümüzdeki 30 günün doğum günü ve çalışma izni hatırlatmalarını listeler.
Yeni İzin Talebi bölümünde Personel, İzin Türü, Başlangıç, Bitiş ve Gün alanlarını doldurup Talep Et düğmesine basın. “İzin talebi oluşturuldu.” mesajını görürsünüz. Talep, organizasyon şemasındaki yöneticiye yönlenir; yönetici bulunamazsa İK kutusunda bekler.
Personel seçildiğinde Bakiyeler satırında her tür için kalan gün / hak edilen gün görünür. Hakediş hesaplanamıyorsa ilgili türün yanında Hakediş hesaplanamadı rozeti çıkar.
Talepler tablosunda bekleyen talebin satırındaki onay (işaret) ve ret (çarpı) düğmeleriyle karar verin. Onay için önce açılan kutuda “Bölünmüş izin — çalışan rızası (kanıt/not)” alanını gerektiğinde doldurun. “İzin onaylandı — resmî kayıt üretildi.” ya da “İzin talebi reddedildi.” mesajı görünür.
Bölünmüş izin kuralını karşılamayan talepte satırda İkinci onay gerekçesi kutusu ve İkinci onaya gönder düğmesi çıkar. Gerekçeyle gönderilen talep İkinci onay bekliyor durumuna geçer; ikinci kararı ilk onaylayandan farklı bir kullanıcı verir.
Yıllık izin devri için Yeni İzin Talebi bölümünde bir personel seçili iken sekmenin altındaki Yıllık izin devri / açılış bakiyesi bölümünü kullanın: Kaynak yıl, Gün, gerekirse Açılış bakiyesi (sistemde geçmiş yok) kutusu ve Çalışan rızası / dayanak alanını doldurup Devir talebi gir düğmesine basın. Devir kendiliğinden yapılmaz; başka bir yetkili listede önce ön denetim sonucunu görür, sonra Onayla ya da Reddet der.

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Personel	İzni kullanacak personel.	Evet
İzin Türü	İzin türü; parantez içinde yıllık hak günü görünür.	Evet
Başlangıç / Bitiş	İzin aralığı; bitiş başlangıçtan önce olamaz.	Evet
Gün	Talep edilen gün; sıfırdan büyük olmalı.	Evet
Bakiyeler	Tür başına kalan / hak edilen gün.	Hayır (bilgi)
Talepler	Personel, tür, tarih aralığı, gün ve durum; satırda karar düğmeleri.	Hayır (bilgi)
Kaynak yıl	Devredilecek günlerin ait olduğu yıl.	Evet (devirde)
Çalışan rızası / dayanak	Çalışanın rızasını ya da dayanağı belirten not (en çok 500 karakter).	Evet (devirde)

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Önce personel/tür seçin.”	Personel ve izin türü seçmeden Talep Et denildi.
“Insufficient leave balance: remaining … day(s), requested …”	Bakiye talepten az. Bu mesaj ekranda İngilizce görünür; günü azaltın ya da bakiyeyi kontrol edin.
“Onay yetkiniz yok.”	Karar vermek için Onayla yetkisi gerekir; Roller ekranından isteyin.
“İzin günü hesaplanamıyor: izin günü tabanı kuralı … tanımlı/teyitli değil (Ayarlar › Parametreler › İstihdam kuralları).”	Parametre satırı yok ya da teyitsiz; satırı ekleyin / teyit ettirin, işlem ondan sonra yapılır.
“İzin günü işyerinin çalışma düzeninden hesaplanır; … için firma/şube çalışma düzeni tanımlı değil (Ayarlar › Parametreler › Çalışma düzeni).”	Çalışma düzeni satırı ekleyin.
“İzin aralığında iş günü yok (hafta tatili ve resmî tatiller izinden sayılmaz …)”	Seçilen aralık yalnız tatil günlerinden oluşuyor.
“Bölünmüş yıllık izin çalışanın rızası kaydedilmeden onaylanamaz …”	Onay kutusundaki rıza / not alanını doldurun.
“İkinci kararı, ilk onaylayandan FARKLI bir kullanıcı vermeli.”	Dört göz kuralı: ikinci onayı başka yetkili vermeli.
“Devri, kaydı girenden FARKLI bir kullanıcı onaylamalı (dört göz).”	Devir onayını başka yetkili yapar.
“Devredilen toplam (… gün) yasal tavanı (… gün) aşıyor …”	Devir tavanı Parametreler ekranındaki tarihli satırdan gelir; günü azaltın.
“Açılış bakiyesi personel başına bir kez ve yalnız kaynak yılda sistemde izin kaydı yokken girilebilir.”	Açılış bakiyesi yalnız geçmişi olmayan yılda, bir kez girilir.