Bulgu ve eylemler

Ne işe yarar

Bulgu ve eylemler, değerlendirme, denetim, yetkinlik açığı ve sözleşme şartlarından çıkan uygunsuzlukların tek takip yeridir. Bulgu bir sorunu tanımlar; sorunu gideren işler eylem olarak bulguya bağlanır. Bulguya bağlı olmayan bağımsız ödevler de burada tutulur.

Temel kural: “Tamamlandı” tek başına yetmez. Doğrulama şartlı bir eylem, başka bir yetkili tarafından doğrulanmadan bitmiş sayılmaz ve bulgu kapanmaz. Bulgu ve eylem silinmez; vazgeçilirse gerekçeli iptal edilir.

Kimler kullanır

Uyum koordinatörü, eylem sahipleri ve doğrulayıcı. Roller ekranında Savunma Uyum — bulgu ve eylemler sayfası: Görme; Ekleme (bulgu / eylem açma); Düzenleme (bulguyu düzenleme, ilerleme girme, eylemi tamamlama); Onay (eylem doğrulama, bulguyu kapatma, iptal).

Ön koşullar

• Firmada Savunma Uyum paketi açık (Savunma ayrı sürüm/lisans ailesidir) ve etkin firma seçili olmalı.
• Eylemde sorumlu birim/kişi seçmek için organizasyon birimi ve çalışan tanımları gerekir.
• QMS’te CAPA aç düğmesi yalnız Kalite paketi açıksa ve kullanıcıda hem bulgu Düzenleme hem de Kalite CAPA Ekleme yetkisi varsa görünür.
• Bu ekran için Ayarlar › Parametreler satırı gerekmez; ekran oran, eşik ya da süre taşımaz. Terminler eylem üzerinde girilir, gecikme termin tarihinden hesaplanır.

Adım adım

1. Savunma Uyum ekranında Bulgu ve eylemler sekmesini açın. Bulgular listesini Ara, Durum ve Yalnız açık olanlar ile süzün.

   

2. Yeni bulgu’ya basın; Başlık, Tür (Açık, Uygunsuzluk, Gözlem, İyileştirme fırsatı), Şiddet (Düşük, Orta, Yüksek, Kritik), Gereklilik ve Açıklama girip Oluştur’a basın. Bulgu kartı açılır. Değerlendirme kaleminden de Bu kalemden bulgu aç ile bulgu açılabilir; bir kalem için aynı anda tek açık bulgu olur.

   

3. Bulgu kartında Eylemler bölümünde Başlık, Tür (Düzeltici, Önleyici, İyileştirme, Ödev), Sorumlu birim, Anahtar kullanıcı, Termin, Öncelik ve Beklenen çıktı girip Eylem ekle’ye basın. Doğrulama şartlı işaretlenirse eylem doğrulanmadan bitmez. Bulgunun şiddeti Yüksek ya da Kritik ise bu işaret kaldırılamaz.

4. Eylem sahibi eylem numarasına tıklayıp yüzdeyi (0-99) ve İlerleme / tamamlama notunu girer, İlerlemeyi kaydet der; iş bitince notla birlikte Tamamla’ya basar.

5. Doğrulama yetkilisi tamamlanan eylemde Not yazıp Etkili ya da Etkisiz’e basar. Eylemi tamamlayan kişi kendi eylemini doğrulayamaz. Yetkili ayrıca Danışman notu girebilir.

6. Tüm eylemler bittiğinde ve doğrulandığında Kapanış bölümünde Kapanış notu / iptal gerekçesi yazıp Bulguyu kapat’a basın. Vazgeçilen bulgu Bulguyu iptal et ile gerekçeli iptal edilir; bu bitmemiş eylemleri de iptal eder. Tek eylemi iptal için İptal gerekçesi girip Eylemi iptal et kullanılır.

7. Bulguya bağlı olmayan iş için Tüm eylemler bölümünün altındaki Bağımsız ödev (bulguya bağlı olmayan eylem) formunu kullanın. Tabloyu Yalnız açık olanlar ve Yalnız gecikenler ile süzün.

8. Kalite paketi açıksa bulgu kartındaki QMS’te CAPA aç ile CAPA kalite yönetiminde kendi kurallarıyla açılır ve bulguya bağlanır; bulgu kopyalanmaz. Bağlantı bölümünden ilgili kalite/doküman kayıtları da bulguya bağlanabilir.

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Bulgu no, Eylem no	Sistemin verdiği numaralar.	Otomatik
Başlık	Bulgunun / eylemin kısa adı.	Evet
Tür (bulgu)	Açık, Uygunsuzluk, Gözlem, İyileştirme fırsatı.	Evet
Şiddet	Düşük, Orta, Yüksek, Kritik. Yüksek ve Kritik bulgularda eylemler doğrulamadan muaf tutulamaz.	Evet
Gereklilik	İlgili gereklilik referansı.	Hayır
Kaynak	Elle, Değerlendirme kalemi, Denetim, Prova denetim, Yetkinlik açığı, Sözleşme kalite şartı; ilgili kayda bağlantı verir.	Otomatik
Durum (bulgu)	Açık, Eylem planlandı, Sürüyor, Doğrulama / kapanış bekliyor, Kapandı, İptal edildi. Ara durum eylemlerden türer.	Otomatik
Tespit tarihi	Bulgunun tespit tarihi; gelecekte olamaz.	Otomatik
Durum (eylem)	Açık, Sürüyor, Tamamlandı, Doğrulandı, İptal edildi.	Otomatik
Sorumlu birim, Anahtar kullanıcı, Sahip	Eylemin sorumluları.	Hayır
Termin, Gecikti	Hedef tarih; geçmiş ve açık/süren eylemde “Gecikti” rozeti.	Hayır
Doğrulama şartlı	Eylemin bağımsız doğrulama gerektirmesi.	Hayır
Beklenen çıktı, İlerleme / tamamlama notu, Danışman notu	Eylem açıklamaları. Tamamlarken not zorunludur.	Not için evet
Etkili / Etkisiz	Doğrulama sonucu.	Doğrulamada

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Başlık zorunludur.”	Başlıkı doldurun.
“Tespit tarihi gelecekte olamaz.”	Tarihi düzeltin.
“Bu kalem için zaten açık bir bulgu var: {0}”	Mevcut bulguya eylem ekleyin.
“Bulgu kapalı ya da iptal edilmiş: {0}”	Kapalı bulguya eylem eklenmez.
“Termin bugünden önce olamaz.”	Geçmiş tarihli termin girilemez.
“Atanan birim, çalışan ya da kullanıcı bulunamadı.”	Listeden yeniden seçin.
“Doğrulama şartı değiştirilemez (iş başladı ya da bulgu yüksek / kritik): {0}”	İş başladıktan sonra ya da Yüksek/Kritik bulguda şart değişmez.
“İlerleme 0 ile 99 arasında olmalıdır; %100 için “Tamamla” kullanılır.”	Yüzdeyi düzeltin, işi Tamamla ile bitirin.
“Tamamlarken ne yapıldığı yazılmalıdır.”	İlerleme / tamamlama notunu yazın.
“Eylemi tamamlayan kişi kendi eylemini doğrulayamaz.”	Doğrulamayı başka bir yetkili yapar.
“Bu durumda bu işlem yapılamaz.”	Eylemin mevcut durumu bu işleme uygun değil.
“Gerekçe yazılmalıdır.”	İptal için gerekçe girin.
“Eylemi olmayan bulgu kapatılamaz (gözlem dışında).”	Önce eylem ekleyin (Gözlem türü hariç).
“Açık ya da süren eylem varken bulgu kapatılamaz.”	Eylemleri tamamlayın veya iptal edin.
“Doğrulama şartlı eylem doğrulanmadan bulgu kapatılamaz: {0}”	Eylemi doğrulatın.
“Yetkiniz yok.” / “Savunma Uyum add-on’u bu kurulumda lisanslı değil.”	Rolde bulgu yetkisi yok / paket kapalı.

İlgili sayfalar

• Savunma Uyum
• Değerlendirmeler
• Denetimler
• Yetkinlik envanteri
• Sözleşme kalite şartları