Belgeler

Menüde: Savunma › Savunma Güvenlik › BelgelerPaket: Savunma Güvenlik

Ne işe yarar

Belgeler sekmesi, tesisin bütününe ait güvenlik belgelerinin üst verisini tutar. Belge; alan yetkisi ya da kişi izni değildir. Belgenin dosyası ya da taraması ekrana yüklenmez, yalnız aslının durduğu yer (fiziksel konum ya da DMS dokümanı) yazılır. Ürün hiçbir otorite kararını kendiliğinden yazmaz: durum, sizin girdiğiniz karardır. Süre durumu (Yürürlükte, Süresi yaklaşıyor, Süresi doldu) bitiş tarihinden hesaplanır.

Kimler kullanır

Tesis güvenlik sorumluları. Roller ekranında Savunma Güvenlik — tesis güvenlik belgeleri sayfası: Görme (belge kütüğü ve kart), Ekle (kayıt / yenileme açma), Düzenle (üst veri, belge referansı, taslağı geri çekme), Onay (doğrulama, askı/iptal kararı girme, taslağa iade).

Ön koşullar

Savunma Güvenlik paketinin açık olması (Savunma paketi ayrı sürüm/lisans ailesidir) ve etkin firma.
Tesisler sekmesinde tesis kaydı.
Tip ayarları’nda belge türü (ve gerekiyorsa seviye) tanımlı olmalı: “Önce tip ayarlarında bir belge türü tanımlayın.” Ürün hazır belge türü ya da seviye adı taşımaz; bunlar kuruluşun verisidir.
DMS dokümanı referansı için DMS lisansı ve doküman görme izni.
Parametreler: Ayarlar › Parametreler satırı gerekmez; belge no, makam, veriliş ve bitiş tarihi kayda siz girersiniz. “Süresi yaklaşıyor” uyarı penceresinin gün sayısı ürün tarafından sabit uygulanır; Ayarlar › Parametreler’de tarihli satır değildir ve ekrandan değiştirilemez.

Adım adım

Savunma Güvenlik ekranında Belgeler sekmesini açın.
Tesis güvenlik belgeleri listesini Ara, Tesis, Sistem (Ulusal / NATO / Diğer), Durum, Açık kayıtlar ve Kapanmış kayıtları da göster ile süzün. Sütunlar: Belge no, Tesis, Sistem, Belge türü, Seviye, Veren makam, Veriliş tarihi, Bitiş tarihi (“N gün kaldı” / “Süresiz”), Durum.
Belge kaydı aç’a basın; Tesis, Sistem, Belge türü ve (tür istiyorsa) Seviye seçip kaydı açın. Kayıt Taslak olarak başlar.
Kaydı açın ve Belge üst verisi bölümünde Belge no, Veren makam, Başvuru tarihi, Veriliş tarihi, Bitiş tarihi, Kapsam, Gözden geçirme tarihi, Belgenin aslı (Fiziksel konum ya da DMS dokümanı; Durduğu yer) ve Not alanlarını doldurup Kaydet’e basın.
Başka bir yetkili Doğrula (geçerli) düğmesiyle kaydı geçerli yapar. Doğrulamak için belge no, veren makam ve veriliş tarihi dolu olmalıdır; üst veriyi giren kişi kaydı doğrulayamaz.
Askı, iptal ve askının kaldırılması otorite kararıdır: Karar kaydı bölümünde Karar tarihi ve Dayanak (yazı sayısı) girip Askı kararını gir, İptal kararını gir ya da Askıyı kaldır’a basın. Kaydı geri çek ve Taslağa geri gönder işlemleri Gerekçe ister.
Süresi dolacak geçerli ya da askıdaki belge için Yenileme kaydı aç’a basın: aynı tesis, sistem, tür ve seviyeyle taslak açılır; yeni kayıt doğrulanınca eski belge “Yenilendi” olur. Durum geçmişi tüm geçişleri gösterir.

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Tesis, Sistem, Belge türü	Belgenin ait olduğu tesis ve sınıflandırması	Evet
Seviye	Belge türü seviye istiyorsa seçilir; sistemine ait olmalı	Türe bağlı
Belge no	Tesis içinde aynı türde tekil	Doğrulamada evet
Veren makam, Veriliş tarihi	Belgeyi veren kurum ve tarih	Doğrulamada evet
Başvuru tarihi, Bitiş tarihi, Gözden geçirme tarihi, Kapsam, Not	Üst veri	Hayır
Karar tarihi, Dayanak (yazı sayısı)	Askı/iptal/askının kaldırılması kararı için	Kararda evet

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Tesis seçin.” / “Belge türü seçin.”	Eksik alanı seçin.
“Bu belge türü seviye ister.” / “Seviye, belgenin sistemine ait değil.”	Sistemle uyumlu seviye seçin.
“Belge türü pasif: …” / “Seviye pasif: …”	Tip ayarlarında etkinleştirin ya da başkasını seçin.
""…” türü yalnız kişi izni içindir; tesis belgesine atanamaz.”	Tesis belgesi için uygun tür seçin.
“Başvuru tarihi veriliş tarihinden sonra olamaz.” / “Bitiş tarihi veriliş tarihinden önce olamaz.” / “Gözden geçirme tarihi veriliş tarihinden önce olamaz.”	Tarihleri düzeltin.
“Bu tesiste aynı türde bu belge numarası zaten kayıtlı: …”	Numarayı kontrol edin.
""Geçerli” için belge no, veren makam ve veriliş tarihi girilmiş olmalı.”	Üst veriyi tamamlayın.
“Veriliş tarihi gelecekte olan belge “geçerli” kaydedilemez.”	Tarihi düzeltin.
“Üst veriyi giren kişi kaydı doğrulayamaz; başka bir yetkili doğrulamalı.”	Doğrulamayı başka yetkiliye bırakın.
“Karar tarihi ve dayanağı (yazı sayısı) girilmeden bu karar kaydedilemez.”	İkisini de girin.
“Karar tarihi gelecekte olamaz.” / “Karar tarihi belgenin veriliş tarihinden önce olamaz.”	Tarihi düzeltin.
“Otoriteye ait alanlar yalnız taslakta değişir. Düzeltme için kaydı taslağa geri gönderin.”	Taslağa geri gönder (gerekçeyle) kullanın.
“Kapanmış belge kaydı değiştirilemez.”	Yeni kayıt/yenileme açın.
“Yalnız geçerli ya da askıdaki belge yenilenebilir.” / “Bu belge için zaten bir yenileme kaydı var.”	Mevcut yenileme kaydını kullanın.
“Belgenin durduğu yeri yazın.”	Durduğu yer alanını doldurun.
“DMS dokümanına referans için DMS lisansı ve doküman görme izni gerekir.”	DMS lisansı/izni sağlayın.