Hesap planını hazırlama

Menu: Finance & Accounting › General LedgerPackage: Genel Muhasebe

This content is not available in your language yet.

Hesap planı, fiş kesilebilecek hesapların listesidir. Fatura, kasa, bordro gibi belgeler onaylandığında yevmiye fişini bu hesaplara yazar; mizan ve mali tablolar da buradan türer. Çoğu kurulumda planı sıfırdan yazmazsınız: firmayı açarken seçtiğiniz ülkenin şablonu firmaya kendiliğinden yüklenir. Bu sayfa, o planı kontrol etmenizi, gerekirse eksik hesabı eklemenizi ve otomatik fişlerin doğru hesaba yazılması için nelere dikkat edeceğinizi anlatır.

Kurulum sırasındaki yeri: Kullanıcı ve yetki adımından sonra, Parametreler mantığı ve Açılış bakiyeleri adımlarından önce.

Ön koşullar

Firma açılmış ve ülkesi seçilmiş olmalıdır (Firma ve şube). Ülke sonradan değişmez; şablon ülkeye göre seçilir.
Üst çubukta aktif firma görünmelidir. Aksi halde “Önce aktif bir firma seçin.” uyarısı çıkar.
“Genel Muhasebe” paketi açık olmalıdır.
Yetki: hesap eklemek ve hesabı aktif/pasif yapmak için Genel Muhasebe · Hesap Planı Değişikliği sayfasında Düzenle, masraf merkezi tanımlamak için Genel Muhasebe (Defter) sayfasında Ekle, otomatik fişleri masraf merkezine eşlemek için Genel Muhasebe · Otomatik Fiş Eşlemesi sayfasında Düzenle gerekir (Ayarlar › Yetki Grupları). Yetkiniz yoksa listeyi görürsünüz ama düğmeler çalışmaz; “Bu işlem için yazma yetkiniz yok.” uyarısı çıkar.
Parametreler: Hesap planı ekranı tarihli oran satırı kullanmaz. Hesap planı şablonlarının sayısı yalnız bilgi olarak Ayarlar › Parametreler › Hesap planı ve dönemler sekmesinde görünür.

1. Firma açılışında gelen planı doğrulayın

Sistem Ayarları altında Firmalar & Lisanslama ekranını açın ve Yeni Firma formunda Ülke (yerelleştirme paketi) seçin. Ülkeyi seçince yanında ülkenin marka adı ve para birimi rozetleri görünür; ülkenin hesap planı şablonu yoksa ayrıca “Hesap planı şablonu yok” rozeti çıkar.
Kaydet’e basın. Başarı mesajı şablonun durumunu söyler:
- Şablon varsa: “Firma açıldı ({0}). Hesap planı şablonundan {1} hesap eklendi.”
- Şablon yoksa: “Firma açıldı ({0}). Bu ülke için hesap planı şablonu henüz tanımlı değil — hesap planını elle ekleyin.”
Şube açarken şubeye firmadan farklı bir ülke verirseniz o ülkenin şablonu da uygulanır: “Şube açıldı ({0}). Hesap planı seti — {1} hesap eklendi.” Şablonu yoksa “Şube açıldı ({0}). Bu ülke için hesap planı şablonu yok — hesap planını elle ekleyin.” çıkar. Şube ülkesini firmadan devralıyorsa (“Şube açıldı. Firma ülkesini miras alır.”) ayrı bir plan eklenmez.
Genel Muhasebe ekranında Hesap Planı sekmesini açın ve listede Kod, Hesap, Doğa, Rol ve Durum sütunlarını gözden geçirin.

Şablon her çalıştığında yalnız eksik hesapları ekler; var olan hesabınızı silmez ya da değiştirmez.

KKTC firması için gelen plan Tek Düzen Hesap Planı kodlarıyla çalışır (kasa, banka, alıcılar, satıcılar, KDV hesapları gibi). Plan KKTC’ye özgü hesapları da taşır; örneğin ödenecek ihtiyat sandığı ve yerli istihdam katkısı hesapları. Hesap adlarını ve kodlarını mali müşavirinizin kullandığı plana göre mutlaka karşılaştırın.

2. Eksik hesabı ekleyin

Planda ihtiyacınız olan hesap yoksa (ya da ülkenin şablonu hiç yoksa) hesapları elle eklersiniz. Dosyadan hesap planı aktarma ekranı yoktur; Devir / Toplu Aktarım yalnız fiş, açılış mizanı, açık fatura ve çek/senet dosyalarını alır, bunlar da hesap planında zaten tanımlı hesap koduna ihtiyaç duyar. Bu yüzden önce hesapları ekleyin, sonra aktarın.

Hesap Planı sekmesinde Yeni Hesap Ekle bölümünü bulun.
Üst Hesap listesinden bağlanacağı hesabı seçin. Seçince Nitelik üst hesaptan miras alınır; “(Kök — üst hesap yok)” bırakırsanız kök hesap açarsınız.
Hesap Kodu (en çok 30 karakter) ve Hesap Adı (en çok 150 karakter) yazın. Alt hesap için üst koda uzantı vermek yaygındır, örneğin 120.01.
Nitelik listesinden hesabın doğasını seçin.
Doğrudan fiş kesilecek hesapsa İşlenebilir (fiş kesilebilir) kutusunu işaretli bırakın. Yalnız başlık/grup olacaksa işareti kaldırın; başlık hesaba fiş kesilmez.
Ekle’ye basın. “Hesap kaydedildi.” mesajı çıkar.
Kullanılmayacak hesabı satırındaki Pasifleştir düğmesiyle kapatın (“Hesap pasifleştirildi.”), geri açmak için Aktifleştir deyin (“Hesap aktifleştirildi.”). Hesap silinmez; pasif hesaba fiş kesilemez, eski fişler olduğu gibi kalır.

Tek tek alanların anlamı için Hesap Planı sayfasına bakın.

Alt hesap açarken şuna dikkat edin: alt hesaba yazılan kayıtlar üst hesabın toplamına yansır, ancak otomatik fişler Rol taşıyan hesaba yazar. Elle açtığınız hesap rol taşımaz; yani bir alt hesap açmak otomatik fişlerin o alt hesaba yazmasını sağlamaz. Alt hesaba, ancak elle fiş keserek ya da bir ürün grubunun hesap seçiminde (aşağıda) yazdırırsınız.

3. Otomatik fişlerin kullandığı hesapları kontrol edin

Fatura, kasa/banka hareketi, bordro, stok sayımı, amortisman gibi işlemler onaylanınca fişi rol üzerinden hesaplara yazar. Rol, hesabın görevidir (örneğin kasa, alıcılar, satıcılar, satış hasılatı, hesaplanan KDV). Hesap Planı sekmesindeki Rol sütunu hangi hesabın hangi rolü taşıdığını gösterir. Roller şablonla birlikte gelir. Bu ekranda rol atamak ya da rolü başka hesaba taşımak için bir alan yoktur.

Bu yüzden:

Şablondan gelen rol taşıyan hesapları pasifleştirmeyin ya da kullanmayı bırakmayın.
Şablonu olmayan bir ülkede elle yazdığınız plan rol taşımaz. Rol gerektiren bir işlem onaylanırken program işlemi durdurur (aşağıdaki mesaja bakın). Bu durumda rollerin hesaplara eşlenmesi için destek ekibine başvurun.
Firmanın hiç hesabı yoksa belgeler fiş üretmeden ilerler; plan kurulduktan sonra ise eksik rol işlemi reddeder. Yani planı ilk belgeden önce kurmak önemlidir.

Ürün grubu hesapları. Bir ürün grubunun satış hasılatının ve hesaplanan KDV’nin hangi hesaba yazılacağını grup bazında seçebilirsiniz. Ürün Kartları ekranında Genel sekmesinde bir grup seçin; çıkan ”’…’ grubunun ayarları (gruptaki tüm ürünleri etkiler)” kutusunda Satış hasılatı hesabı (600) ve Hesaplanan KDV hesabı (391) listelerinden hesap seçip Kaydet’e basın. Boş bırakırsanız “Firma varsayılanı” kullanılır. Ayrıntı: Ürün kartı.

Ürün kartı Genel sekmesi

Ek mali tablolar (satışların maliyeti, kâr dağıtımı, özkaynak değişimi) için hesap kodu eşlemesi Ayarlar › Parametreler altında tarihli satırlarla tutulur; bkz. Mali tablo hesap eşlemeleri.

4. Masraf merkezini hazırlayın

Masraf merkezi isteğe bağlı bir analiz boyutudur; mizanı değiştirmez, yalnız raporlama içindir. Kullanacaksanız önce merkezleri tanımlayın.

Genel Muhasebe ekranında Masraf Merkezi sekmesini açın.
Masraf / Gelir Merkezi Tanımları bölümünde Kod, Ad ve Tür girip Ekle’ye basın. Merkez silinmez; kullanımdan kaldırmak için pasifleştirirsiniz.
Altındaki Kaynak → masraf merkezi eşlemesi tablosunda, otomatik fiş üreten her Fiş kaynağı için bir Masraf merkezi seçin ya da Yazılmasın kutusunu işaretleyin. Kural yalnız boş gelir/gider satırlarına uygulanır; kayıt üzerinde atanmış merkez (örneğin personelin departmanı) her zaman geçerlidir.

Ayrıntı: Masraf Merkezi ve Masraf Merkezi Raporu.

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Hesap planı tanımlı değil” — “GL opt-in — hesap planı tohumlanınca fiş üretilir.”	Firmada hiç hesap yok. Şablon yüklenmemiştir; hesapları 2. bölümdeki gibi ekleyin ya da şablonlu bir ülkeyle firma açın.
“Hesap kodu ve adı zorunludur.”	Hesap Kodu ve Hesap Adı alanlarını doldurun.
”‘{0}’ kodu bu kapsamda zaten mevcut.”	Aynı kod firmada var; başka kod verin.
“Bu işlem için yazma yetkiniz yok.”	Genel Muhasebe · Hesap Planı Değişikliği için Düzenle yetkisi isteyin.
“Önce aktif bir firma seçin.”	Üst çubuktan firma seçin.
“Bu hesaplar fiş taşıdığı için resmî koda taşınmadı (rol eşlemesi çalışır): {0}. Resmî kılavuz kodu sağdakidir.”	Bilgi uyarısıdır; fiş taşıyan eski kodlu hesaplar olduğu gibi kalır, otomatik fişler rol üzerinden çalışmaya devam eder.
“{işlem}: hesap planında {rol} rolü eşli değil — GL fişi yazılamaz, kayıt reddedildi.”	İşlemin ihtiyaç duyduğu rol hesap planında yok. Rol sütununu kontrol edin; şablondan gelen hesabı pasifleştirdiyseniz geri açın, şablonsuz ülkedeyseniz destek ekibine başvurun. Kayıt reddedildiği için belge onaylanmamıştır.
“Hesap planında gerekli muhasebe rolleri eşlenmemiş: {0}.”	Yatırım gibi işlemlerde aynı durum; çözüm aynıdır.
“Kod ve ad zorunludur.”	Masraf merkezi tanımında Kod ve Ad boş bırakılamaz.
“Firma açıldı ({0}). Bu ülke için hesap planı şablonu henüz tanımlı değil — hesap planını elle ekleyin.”	Şablonu olmayan ülke; 2. bölüme geçin.