Mali kayıt saklama kilidi

Menu: Finance & Accounting › General Ledger › Financial record retention lockPackage: Genel Muhasebe

This content is not available in your language yet.

Ne işe yarar

Mali bir kaydın (belge, yevmiye fişi, kasa/banka hareketi, cari hareket, çek/senet, bordro fişi) silinmesini engelleyen saklama kilidi koyarsınız. Her kayıt için saklama süresi ve inceleme gerekçesi kanıt olarak saklanır. Süre dolsa bile tek başına silme izni sayılmaz: taşınmaz, pul, tebliğ, dava ve devam eden kullanım gibi istisnalar incelenmelidir; inceleme bitmediyse süresiz tut seçili kalır. Süreli bir kaydın serbest bırakılması başka bir yetkilinin onayını ister.

Bu sekme yalnız KKTC şubeleri içindir (“Bu işlev yalnız KKTC şubelerinde kullanılabilir”). Saklama süresi, başlangıç yıl farkı/ay/gün tarihli parametre satırından gelir; satır yoksa KKTC mali kayıt silme işlemi kapalıdır (örnek; geçerli değer Ayarlar › Parametreler › Mali kurallar ve saklama ekranındaki tarihli satırdır).

Kimler kullanır

Yalnız dönem kapatma yetkisi olanlar sekmeyi görür: Ayarlar › Yetki Grupları ekranında Genel Muhasebe · Dönem ve Yıl Sonu Kapanışı sayfası için Görüntüle gerekir. Saklama kanıtını oluştur için Ekle, Süre sonrası serbest bırakmayı onayla için Onayla yetkisi ayrıdır.

Ön koşullar

“Genel Muhasebe” paketi açık; aktif firma KKTC’de; işlem yalnız merkez (ya da tek düğüm) kurulumda yazılabilir.
Kaydın kimliği (UUID) bilinmelidir; taslak kayıtlar saklama kanıtına alınmaz.
Parametreler: Ayarlar › Parametreler › Muhasebe & Kapanış › Mali kurallar ve saklama içinde kayıt tarihini kapsayan, kaynaklı, teyitli ve eksiksiz saklama satırları (asgari saklama yılı, başlangıç yıl farkı, ay, gün) bulunmalıdır. Satır yoksa işlem reddedilir.

Adım adım

Genel Muhasebe ekranında Mali kayıt saklama kilidi sekmesini açın.
Kayıt türü’nü seçin (Mali belge, Yevmiye fişi, Kasa/banka hareketi, Cari hareket, Çek/senet, Bordro fişi) ve Kayıt kimliği (UUID)‘ni yazın.
İstisna incelemesi ve gerekçe kutusuna inceleme sonucunu yazın. İnceleme tamamlanmadıysa İstisna var veya inceleme tamamlanmadı: süresiz tut kutusunu işaretli bırakın.
Saklama kanıtını oluştur’a basın. Kayıt tabloda Kayıt kimliği, En erken serbest bırakma tarihi (ya da Süresiz saklama) ve Hesap ve parametre kanıtı ile görünür.
Süre dolduktan ve inceleme bittikten sonra, başka bir yetkili aynı kayıt için Süre sonrası serbest bırakmayı onayla’ya basar.

Alanlar

Alan	Anlamı	Zorunlu mu
Kayıt türü	Saklanacak kaydın türü.	Evet
Kayıt kimliği (UUID)	Kaydın benzersiz kimliği.	Evet
İstisna incelemesi ve gerekçe	En çok 2000 karakter; saklama istisnaları için zorunlu.	Evet
İstisna var veya inceleme tamamlanmadı: süresiz tut	İşaretliyse kayıt süresiz kilitlidir.	Hayır
En erken serbest bırakma tarihi	Parametreden hesaplanan tarih.	—

Sık hatalar ve mesajları

Ekranda gördüğünüz mesaj	Anlamı / ne yapmalı
“Saklama istisnalarının inceleme gerekçesini girin.”	Gerekçe kutusunu doldurun.
“Geçersiz mali hesap girdisi.”	Kayıt kimliği geçerli bir UUID değil.
“Taslak kayıt mali saklama kanıtına alınmaz.”	Kayıt onaylı olmalı.
“Kayıt tarihi için güvenilir kaynak bulunamadı.”	Kaydın tarihi okunamıyor; kaydı kontrol edin.
“Bu tarih için tek, kaynaklı, onaylı ve eksiksiz mali parametre gerekli. Ayarlar › Parametreler bölümünü tamamlayın.”	Saklama parametresine tarihli, teyitli satır ekleyin.
“Mali kayıt saklama süresinde veya süresiz tutma kilidinde; silme reddedildi.”	Kayıt kilitli; silinemez.
“Süre bitse de saklama kanıtı ve bağımsız serbest bırakma onayı gerekir.”	İkinci yetkili onayı bekleniyor.
“KKTC mali kaydının tarihi, sahibi veya ülkesi saklama kilidini aşmak için değiştirilemez.”	Kilitli kaydın tarih/sahip/ülke alanları değiştirilemez.
“Bu işlev yalnız KKTC şubelerinde kullanılabilir.”	Firma KKTC dışında.
“Bu işlem için muhasebe dönem yetkisi gerekli.”	Dönem kapatma yetkisi isteyin.
“Reeskont, gecikme faizi ve saklama kaydı yalnız merkez (hub) ya da tek düğüm kurulumda yazılabilir.”	İşlemi merkez kurulumdan yapın.
“Mali kanıt değiştirilemez; yeni dönem veya ters işlem oluşturun.”	Kayıtlı kanıt düzeltilemez.